Điều kiện về các khoản chi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Thu nhập chịu thuế được tính bằng doanh thu trừ các khoản chi được trừ của hoạt động sản xuất, kinh doanh cộng thu nhập khác. Về nguyên tắc, chi phí hợp lý là chi phí thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Để được chấp nhận là chi phí được trừ vào doanh thu để xác định thu nhập chịu thuế, khoản chi phí phải đáp ứng một số điều kiện nhất định

Cơ sở pháp lý

Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại nghị định số 12/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật về thuế và sửa đổi bổ sung một số điều của các nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của thông tư số 78/2014/TT-BTC, thông tư số 119/2014/TT-BTC, thông tư số 151/2014/TT-BTC.

Các khoản chi cần có đồng thời những điều kiện sau để được trừ khi tính thuế thu nhâp doanh nghiệp:

I. Điều kiện về bản chất

Điểm a khoản 1 điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định các khoản chi phải là  khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

1. Khoản chi thực tế

Các khoản chi phải dựa trên các hoạt động hoặc sự kiện có thật mà không có sự can thiệp trái pháp luật như làm giả hóa đơn, chứng từ,…

2. Phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Đây là điều kiện vô cùng quan trọng, dù có các khoản chi thực tế nhưng nếu không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của chính doanh nghiệp thì sẽ không được coi là chi phí được trừ. Vì vậy, cần phải làm rõ tính “liên quan” ở đây, dựa theo tinh thần của điều 6 về Các khoản được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế Thông tư 96/2015/TT-BTC:

• Khoản chi trực tiếp liên quan đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, tức là các khoản chi cho việc trực tiếp tạo ra sản phẩm (ví dụ: mua gỗ để sản xuất ra bàn ghế)
•  Nếu không phải là khoản chi trực tiếp như trên thì cần xác định xem nó có phải là khoản chi gián tiếp hay không:

 a.Trường hợp 1: Trường hợp doanh nghiệp có chi phí liên quan đến phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường

Trường hợp doanh nghiệp có chi phí liên quan đến phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng các quy định tại điểm 2.1 khoản 2 điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC như sau:

• Doanh nghiệp phải tự xác định rõ tổng giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác theo quy định của pháp luật.
• Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường được xác định bằng tổng giá trị tổn thất trừ phần giá trị doanh nghiệp bảo hiểm hoặc tổ chức, cá nhân khác phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
• Hồ sơ đối với tài sản, hàng hóa bị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn được tính vào chi phí được trừ như sau:

+ Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất do doanh nghiệp lập.

+ Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa tổn thất phải xác định rõ giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất, nguyên nhân tổn thất, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân về những tổn thất; chủng loại, số lượng, giá trị tài sản, hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có); bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị tổn thất có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

+ Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).

+ Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

• Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, được tính vào chi phí được trừ như sau:

+ Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập.

+ Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

+ Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).

+ Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

b. Trường hợp 2- Không phải khoản chi trực tiếp nhưng thiết yếu cho hoạt động sản xuất, kinh doanh

Ví dụ: Tài sản cố định phục vụ cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp như: nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà vệ sinh,… được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế vì những tài sản này tác động đến năng suất và chất lượng lao động

c. Trường hợp 3- Xác định xem khoản chi có thuộc đối tượng được khuyến khích hay không

Ví dụ: Những khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động được coi là các khoản được trừ ví dụ như chi đám hiếu, hỷ; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị;…(tổng số chi có tính chất phúc lợi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp)

Những khoản chi trên mặc dù không trực tiếp tạo ra sản phẩm, lợi nhuận nhưng có ý nghĩa tích cực đến tinh thần, đời sống của người lao động, từ đó cải thiện năng suất lao động; bên cạnh đó góp phần giúp cho doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân viên.

II. Điều kiện về hình thức

Điểm b,c khoản 1 điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định như sau:

1. Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật

• Hiện nay, không có văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh riêng về vấn đề này mà phải tham chiếu vào những luật chuyên ngành như Luật lao động để có căn cứ xác định mức tiền lương, tiền công; tham chiếu đến hợp đồng lao động; thoả ước lao động tập thể; quy chế tài chính của doanh nghiệp, quy chế thưởng quy định cụ thể về khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động;…
• Đối với các quan hệ dân sư khác, cần dựa vào hóa đơn, chứng từ, hợp đồng như hợp đồng mua bán tài sản,… để xác minh.

2. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên

• Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

• Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).

Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư số 78/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành (ngày 02/08/2014) thì không phải điều chỉnh lại theo quy định tại Điểm này.

• Ví dụ 7: Tháng 8 năm 2014 doanh nghiệp A có mua hàng hóa đã có hóa đơn và giá trị ghi trên hóa đơn là 30 triệu đồng nhưng chưa thanh toán. Trong kỳ tính thuế năm 2014, doanh nghiệp A đã tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế đối với giá trị mua hàng hóa này. Sang năm 2015, doanh nghiệp A có thực hiện thanh toán giá trị mua hàng hóa này bằng tiền mặt do vậy doanh nghiệp A phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kỳ tính thuế năm 2015).
• Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn; hóa đơn này nếu có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
• Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn; hóa đơn này nếu có giá trị dưới 20 triệu đồng và có thanh toán bằng tiền mặt thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán bằng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Trên đây là nội dung tư vấn về Điều kiện về các khoản chi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp LawKey gửi đến bạn đọc. Nếu có vấn đề gì bạn đọc còn thắc mắc, băn khoăn hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.