Bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật

Bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử là nghĩa vụ của các doanh nghiệp. LawKey – chìa khóa pháp luật xin được gửi đến Quý doanh nghiệp một số quy định của pháp luật về bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP (có hiệu lực thi hành từ 01/11/2018), cụ thể:

Khái niệm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này (Nghị định 119/2018/NĐ-CP_ bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì ? Tìm hiểu về hóa đơn điện tử

Nội dung của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác theo quy định của pháp luật.

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Đối với việc Bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, Quý doanh nghiệp cần chú ý các điểm sau:

Yêu cầu về bảo quản, lưu giữ hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.
3. Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo:

– Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

– Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán;

– In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Hủy hóa đơn điện tử, tiêu hủy hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy.

Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể bị truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử.

Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

>> Xem thêm những kiến thức cần thiết khác về hóa đơn:

 Tạo hóa đơn trực tiếp từ máy tính tiền

Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn giá trị gia tăng

Trên đây là một số ý kiến tư vấn của LawKey – Chìa khóa pháp luật về cách Bảo quản và lưu trữ hóa đơn theo quy định pháp luật. Nếu có vấn đề gì cần tư vấn, hãy gọi ngay đến số tổng đài để được gặp trực tiếp Luật sư.