Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn giá trị gia tăng

Khi lập hoặc đặt in hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), Doanh nghiệp cần chú ý các nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT để tranh sai sót dẫn đến bị cơ quan thuế phạt theo quy định. 

Để doanh nghiệp có thể nắm rõ các thông tin cần thiết, chiakhoaphapluat.vn xin chia sẻ đến các doanh nghiệp các nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT.

1. Tên loại hóa đơn

Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn. Ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng,…

Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn. Ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng – Phiếu bảo hành, Hóa đơn giá trị gia tăng – Phiếu thu tiền,…

2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).

Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.

Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.

Xem thêm: Những điều cần biết về hóa đơn giá trị gia tăng

3. Tên liên hóa đơn

Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:

+ Liên 1: Lưu.

+ Liên 2: Giao cho người mua.

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

Lưu ý

Đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền thì tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền tạo, phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó, giao cho người mua 2 liên: liên 2 “giao cho người mua” và một liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.

Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng chỉ tạo hóa đơn 2 liên thì tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) với cơ quan có thẩm quyền mà liên 2 của hóa đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: cơ quan công an…) được sử dụng các chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định: Liên 2 hóa đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) liên quan đến tài sản phải đăng ký.

4. Số thứ tự hóa đơn

Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.

5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Tên phải đầy đủ như trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập hoặc tương tương. Ví dụ: Công ty cổ phần thực phẩm sạch; Công ty TNHH thực phẩm vi sinh.

Địa chỉ công ty như địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập hoặc tương tương. Có thể viết tắt đơn vị phường, quận/huyện, thành phố. ví dụ: P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, TP Hà Nội, Việt Nam.

Mã số thuế chính là mã số doanh nghiệp đối với các công ty được thành lập từ năm 2012. Đối với các doanh nghiệp thành lập trước năm 2012, mã số thuế là mã số được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế.

Xem thêm: Những nguyên tắc lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

6. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

Tương tự như thông tin của người bán. Thông tin của người mua cũng vậy:

Tên phải đầy đủ như trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập hoặc tương tương.

Địa chỉ công ty như địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập hoặc tương tương. Có thể viết tắt đơn vị phường, quận/huyện, thành phố.

Mã số thuế chính là mã số doanh nghiệp đối với các công ty được thành lập từ năm 2012. Đối với các doanh nghiệp thành lập trước năm 2012, mã số thuế là mã số được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế.

7. Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính

– Số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Trường hợp tổ chức kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của công ty mẹ là Tập đoàn đa quốc gia thì chỉ tiêu đơn vị tính được sử dụng bằng tiếng Anh theo hệ thống phần mềm của Tập đoàn.

– Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

8. Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn

Nếu người mua mua hàng qua điện thoại hoặc mua hàng trực tuyến thì không cần ký trực tiếp vào hóa đơn nhưng đơn vị bán hàng phải ghi rõ hình thức mua hàng qua điện thoại, mua hàng trực tuyến vào trong hóa đơn.

Xem thêm: Hóa đơn lập sai sót xử lý thế nào?

9.Tên tổ chức nhận in hóa đơn

Trên hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

10. Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt

♣ Ngôn ngữ thể hiện trên hóa đơn

Hóa đơn được thể hiện bằng Tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. 

♣ Chữ số ghi trên hóa đơn

Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.

♣ Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn

Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn. 

♣ Mẫu hóa đơn

Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hoá đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hoá đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hoá bán ra).

Xem thêm: Hủy hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định pháp luật hiện hành

Cách xử lý hóa đơn trong trường hợp mất, hỏng, cháy

Trên đây là Các nội dung bắt buộc trong hóa đơn GTGT LawKey gửi đến bạn đọc. Quý khách hàng có thắc mắc hoặc muốn biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ số điện thoại tổng đài để luật sư, kế toán chúng tôi giải đáp miễn phí.