Giấy phép thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp nước ngoài đang mở rộng hoạt động kinh doanh tại Việt Nam thông qua Văn phòng đại diện. Để mở văn phòng đại diện, doanh nghiệp nước ngoài cần giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Bài viết dưới đây của Lawkey sẽ giới thiệu với khách hàng những tư vấn cụ thể hơn về loại giấy phép này.

Căn cứ pháp lý:

Luật Thương mại năm 2005

Luật Doanh nghiệp năm 2014

Nghị định số 07/2016/NĐ-CP

1.Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Doanh nghiệp nước ngoài được cấp Giấy phép khi đáp ứng các điều kiện sau:

– Doanh nghiệp nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận

– Doanh nghiệp nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của doanh nghiệp nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

– Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc doanh nghiệp nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

>>> Xem thêm Giấy phép thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam là gì?

2.Hồ sơ xin cấp giấy phép 

Hồ sơ gồm có:

a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (theo mẫu) do đại diện có thẩm quyền của doanh nghiệp nước ngoài ký;

b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

c) Văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

đ) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

e) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

Lưu ý: Tài liệu tiếng nước ngoài  phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. 

3.Trình tự xin cấp giấy phép 

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đã nêu ở trên, khách hàng thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Nộp hồ sơ

– Trường hợp văn phòng đại diện nằm ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Doanh nghiệp nước ngoài nộp 1 bộ hồ sơ tại Sở Công Thương nơi doanh nghiệp dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

– Trường hợp văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Doanh nghiệp nước ngoài nộp 1 bộ hồ sơ tại Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao nơi doanh nghiệp dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Trường hợp cần xin ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, cơ quan cấp phép  gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập văn phòng đại diện.

Bước 3: Cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài

Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

>>> Xem thêm Thuế thu nhập doanh nghiệp được quy định như thế nào?