Khái quát về hóa đơn điện tử có mã xác thực của doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử có mã xác thực của doanh nghiệp là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Doanh nghiệp có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử). Trong đó, Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

Việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp được thực hiện theo Thông tư của Bộ Tài chính về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 Quy định về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế từ tháng 06/2015 đến hết tháng 12/2016; Và Quyết định số 2660/QĐ-BTC ngày 14/12/2016 Gia hạn thời gian thực hiện thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế từ ngày 01/01/2017 cho đến khi có văn bản thay thế. Cụ thể:

1. Khái quát về hóa đơn điện tử có mã xác thực

Hóa đơn điện tử có mã xác thực có thể khái quát thông qua các đặc điểm sau đây:

 1.1. Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

– Số hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

– Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

– Mã vạch hai chiều: có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế, được hiển thị trên hóa đơn. Mã vạch hai chiều hỗ trợ doanh nghiệp đọc nhanh và kiểm tra thông tin trên hóa đơn. 

1.2. Các mô hình cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế

– Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn tập trung: sử dụng hệ thống thiết bị cấp mã xác thực và ứng dụng công nghệ thông tin đặt tại Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp.

– Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn phân tán: sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin của Tổng cục Thuế và thiết bị cấp mã xác thực đặt tại doanh nghiệp để cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp.

1.3. Các phần mềm lập hóa đơn xác thực

Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm sau để lập và xác thực hóa đơn qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế:

• Các phần mềm của Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp:

– Phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (sau đây gọi là phần mềm ICA): doanh nghiệp có thể tải phần mềm này về máy trạm để sử dụng.

– Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (sau đây gọi là phần mềm VAN) được cài đặt tại Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp truy cập qua mạng Internet để sử dụng phần mềm này.

• Phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (sau đây gọi là phần mềm LHD) phải có chức năng lập hóa đơn, đồng thời kết xuất được hóa đơn ra tệp theo định dạng chuẩn quy định của Tổng cục Thuế hoặc tích hợp được dữ liệu với phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế hoặc tích hợp được dữ liệu hóa đơn với thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp.

2. Điều kiện doanh nghiệp được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực

Doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện sau đây được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: 

– Là doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.

– Có chứng thư số theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.

– Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.

3. Nội dung trên hóa đơn điện tử có mã xác thực

Cũng không khác biệt nhiều so với Hóa đơn đặt in, nội dung trên hóa đơn điện tử có mã xác thực chỉ bổ sung thêm các vấn đề bao gồm:

– Trên hóa đơn xác thực thể hiện thêm các thông tin: số hóa đơn xác thực, mã xác thực, mã vạch hai chiều.

– Chữ ký của người bán: Hóa đơn xác thực phải có chữ ký điện tử của người bán trước khi được cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực.

– Chữ ký người mua: Trường hợp người mua có chữ ký điện tử, người mua có thể ký điện tử sau khi hóa đơn đã được xác thực (nếu cần).

– Nội dung liên hóa đơn: Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn (mẫu hóa đơn) doanh nghiệp sử dụng ký tự số “0” để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn xác thực không phải có tên liên hóa đơn.

– Các nội dung khác trên hóa đơn tuân thủ theo quy định hiện hành.

4. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực

• Doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực theo mẫu số 01/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định 1209/QĐ-BTC, nội dung đăng ký bao gồm:

– Đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực.

– Đăng ký chứng thư số để ký điện tử trên hóa đơn xác thực và giao dịch với cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng một hoặc nhiều chứng thư số.

• Trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế gửi Thông báo tới địa chỉ thư điện tử của doanh nghiệp về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực:

– Trường hợp chấp nhận, cơ quan thuế thông báo thông tin về tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu của doanh nghiệp theo mẫu số 03/TB-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định 1209/QĐ-BTC.

– Trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế thông báo lý do không chấp nhận cho doanh nghiệp theo mẫu số 03/TB-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định 1209/QĐ-BTC.

• Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng nhiều tài khoản, doanh nghiệp truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) thực hiện tạo các tài khoản cấp 2.

5. Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực

• Trước khi sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp phải truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký phát hành hóa đơn xác thực theo mẫu số 05/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định 1209/QĐ-BTC. Thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực bao gồm: tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành, phần mềm sử dụng để lập hóa đơn xác thực.
• Trường hợp doanh nghiệp sử dụng đồng thời cả phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA), phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) và phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để lập hóa đơn, doanh nghiệp phải đăng ký thông tin phát hành hóa đơn xác thực cho từng phần mềm.
• Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực sau khi đăng ký phát hành thành công.
• Thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực của doanh nghiệp được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Trên đây là “Khái quát về hóa đơn điện tử có mã xác thực của doanh nghiệp” LawKey gửi đến bạn đọc.