Những điều cần biết về sổ kế toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Dưới đây là những điều cần biết về sổ kế toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.

1. Sổ kế toán, hệ thống sổ kế toán

1.1. Sổ kế toán

• Theo quy định tại khoản 2 Điều 24 Luật kế toán 2015, sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.
• Doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn tại Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.

Xem thêm: Các loại sổ kế toán và hình thức sổ kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

1.2. Hệ thống sổ kế toán

• Đối với mỗi doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
• Đơn vị kế toán được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị.

2. Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

Theo quy định tại Điều 89 Thông tư 133/2016/TT-BTC, sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Theo đó:

• Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ.
• Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận.

3. Cách mở, ghi sổ kế toán, chữ ký

3.1. Mở sổ

Theo quy định tại khoản 1 Điều 90 Thông tư 133/2016/TT-BTC, việc mở sổ kế toán của doanh nghiệp vừa và nhỏ được thực hiện như sau:

Về thời hạn mở:

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.

Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.

Về thủ tục cần hoàn thiện:

Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

• Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
• Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

3.2. Ghi sổ

Theo quy định tại khoản 2 Điều 90 Thông tư 133/2016/TT-BTC, việc ghi sổ được thực hiện như sau:

• Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán.
• Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.

3.3. Khóa sổ

Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

3.4. Chữ ký

Khoản 4 Điều 90 Thông tư 133/2016/TT-BTC có quy định: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ký và ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người ghi sổ kế toán là cá nhân hành nghề ghi rõ số chứng chỉ hành nghề.

Xem thêm: Mẫu Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt của doanh nghiệp vừa và nhỏ mới nhất

4. Sửa chữa sổ kế toán

Khi phát hiện sổ kế toán của kỳ báo cáo có sai sót thì phải sửa chữa bằng phương pháp phù hợp với quy định của Luật Kế toán. 

Việc sửa chữa sổ kế toán được thực hiện theo quy định tại Điều 27 Luật kế toán 2015. Cụ thể như sau:

• Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;
• Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;
• Ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

Lưu ý:

• Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.
• Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và thuyết minh về việc sửa chữa này.
• Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng phương tiện điện tử được thực hiện theo phương pháp ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

Xem thêm: Những hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán bị xử phạt

Trên đây là bài tư vấn của chúng tôi về “Những điều cần biết về sổ kế toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ” gửi đến bạn đọc. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.