Xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT

Trong quá trình viết hóa đơn cho các giao dịch của doanh nghiệp, tổ chức mình, vì nhiều nguyên nhân khác nhau mà hóa đơn có sai sót do viết sai. Vậy xử lý Xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT như thế nào cho đúng?

 Xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT như: Viết sai mã số thuế, sai thuế suất, sai tiền thuế, sai ngày tháng, sai tên công ty, sai địa chỉ, sai tên hàng hóa, sai số lượng, sai đơn giá, sai hình thức thanh toán, sai số tiền bằng chữ, sai tên người mua hàng… được hướng dẫn theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT- BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC. Cụ thể như sau:

1. Đối với Hóa đơn viết sai nhưng chưa giao cho người mua

1.1. Viết sai hóa đơn nhưng chưa xé ra khỏi cuống

Cách xử lý: Gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai (không xé ra khỏi cuống) và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuống của quyển hóa đơn. Sau đó xuất lại hóa đơn mới đúng, giao liên 2 hóa đơn cho khách hàng

1.2. Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng:

Cách xử lý:

• Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai
• Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng
• Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai: Kẹp tại cuống của quyển hoá đơn ( ghim lại để tránh thất lạc hóa đơn)

Xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT

2. Đối với Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng

2.1 Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc Hóa đơn đã lập và giao cho khách hàng và khách hàng chưa kê khai thuế:

Cách xử lý: Nếu một trong hai bên phát hiện ra hóa đơn có sai sót thì liên lạc với bên còn lại để xác nhận lỗi sai. Sau đó Bên lập hóa đơn tiến hành như sau:

• Bước 1: Lập biên bản thu hồi hóa đơn lập sai ( 2 bản – mỗi bên giữ 1 bản)  để thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập. Sau khi thu hồi được hóa đơn viết sai, gạch chéo các liên và lưu trữ tại cuống). (Theo khoản 2 điều 20 Thông tư 39/2014/TT- BTC)
• Bước 2: Xuất hóa đơn mới (hóa đơn đúng) giao cho khách hàng

Chú ý:  trên hóa đơn mới xuất thay thế: Ngày ghi trên hóa đơn là ngày hiện tại – ngày làm biên bản thu hồi hóa đơn. Xác định lỗi sai của hóa đơn cũ, và viết thành thông tin đúng.

• Bước 3: Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới (hóa đơn mới thay thế) để kê khai thuế. Hóa đơn đã bị thu hồi là hóa đơn xóa bỏ – không kê khai.

2.2. Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đã được kê khai thuế:

2.2.1 Trường hợp sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán

Cách xử lý:

• Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn ( biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Lập 2 bản, ký, đóng dấu – mỗi bên giữ 1 bản
• Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh sai sót:

+ Nếu sai do thấp hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng

+ Nếu sai do cao hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.

Chú ý, khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm, không được ghi âm (nghĩa là không được đánh dấu trừ đằng trước giá trị giảm). Nhưng khi kê khai thuế phải kê khai âm. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu vào, đầu ra.

2.2.2: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ khách hàng nhưng ghi đúng mã số thuế người mua:

Cách xử lý: Trường hợp này theo hướng dẫn tại khoản 7, điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC, các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Doanh nghiệp, tổ chức có thể có thể tham khảo Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng chính xác và đầy đủ để tránh những sai sót như bài viết trên đây.

Trên đây là nội dung quy định của pháp luật về cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn LawKey gửi đến bạn đọc. Để hóa đơn của doanh nghiệp bạn được đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, tránh những sai sót đáng có, chúng tôi khuyến nghị bạn nên sử dụng dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp cho doanh nghiệp mình.