Quy định về việc tự in hóa đơn trong Công ty cổ phần

2.1 Các đối tượng được tự in hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

a) Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao kể từ khi có mã số thuế.

b) Kể từ khi doanh nghiệp có mã số thuế và mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn.

c) Doanh nghiệp mới thành lập có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn và đáp ứng đủ các điều kiện sau: 

– Đã được cấp mã số thuế;

– Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ;

– Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

– Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hóa đơn phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế GTGT gửi cơ quan thuế;

Thời hạn:Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp, cơ quan thuế phải có ý kiến về điều kiện sử dụng hóa đơn tự in của doanh nghiệp, trường hợp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in.

Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn tự in nếu thuộc các đối tượng trên và đáp ứng các điều kiện theo quy định thì trước khi tạo hóa đơn phải ra Quyết định áp dụng hóa đơn tự in và chịu trách nhiệm về quyết định này.

2.2 Quyết định áp dụng hóa đơn tự in gồm các nội dung chủ yếu sau:

– Tên hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, phần mềm ứng dụng) dùng để in hóa đơn;

– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật tự in hóa đơn;

– Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn tự in trong nội bộ tổ chức;

– Mẫu các loại hóa đơn tự in cùng với mục đích sử dụng của mỗi loại phải có các tiêu thức để khi lập đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định – xem chi tiết tại công việc “Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn“.

Đồng thời, trước khi đưa hóa đơn vào sử dụng, doanh nghiệp phải ra Thông báo phát hành hóa đơn kèm theo hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp và niêm yết công khai tại các cơ sở sử dụng hóa đơn 

2.3 Doanh nghiệp được tạo hóa đơn tự in khi sử dụng chương trình tự in hóa đơn từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

– Việc đánh số thứ tự trên hóa đơn được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số hóa đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy);

– Phần mềm ứng dụng để in hóa đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.

**Bên cạnh đó, cần lưu ý:

– Đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng được tự in hóa đơn mà có rủi ro cao về thuế, thì theo quy định doanh nghiệp đó phải chuyển sang mua hóa đơn có thời hạn của cơ quan thuế nhưng không muốn mua thì doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn tự in dưới hình thức như sau: Doanh nghiệp vào Trang Thông tin điện tử của cơ quan thuế (Tổng cục Thuế hoặc Cục thuế) và sử dụng phần mềm tự in hóa đơn của cơ quan thuế để lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đảm bảo cơ quan thuế kiểm soát được toàn bộ dữ liệu của hóa đơn tự in đã lập của doanh nghiệp. 

– Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in sẽ có trách nhiệm báo cáo với cơ quan thuế tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định

Lưu ý: 

Theo quy định hiện nay, khi doanh nghiệp nộp Văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in thì thời gian giải quyết của cơ quan thuế là 02 ngày. Tuy nhiên, trên thực tế, cơ quan thuế phải tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ra văn bản thì thời gian thường kéo dài hơn 02 ngày, trừ một số trường hợp đơn giản. Do đó, doanh nghiệp nên liên hệ và xác nhận với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi quyết định tự in hóa đơn.

>> Xem thêm:

Cách viết hóa đơn theo Hợp đồng chính xác nhất

Quy định về hóa đơn hợp lệ trong Công ty cổ phần

Các loại hóa đơn thông dụng trong doanh nghiệp hiện nay

Trên đây là nội dung chi tiết quy định về việc tự in hóa đơn trong Công ty cổ phần. Quý khách hàng có thắc mắc hoặc muốn biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ số điện thoại tổng đài để luật sư, kế toán chúng tôi giải đáp miễn phí.