Quyết định 78/2003/QĐ-BTC ban hành “Chế độ kế toán Quỹ hỗ trợ phát triển”

QUYẾT ĐỊNH

CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH SỐ 78/2003/QĐ-BTC NGÀY 29 THÁNG 5 NĂM 2003 VỀ VIỆC BAN HÀNH CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN QUỸ HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Pháp lệnh Kế toán và Thống kê được công bố theo Lệnh số 06 LCT/HĐNN ngày 20/05/1988 của Hội đồng Nhà nước và Điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước; Điều lệ Kế toán trưởng Xí nghiệp quốc doanh ban hành theo Nghị định số 25-HĐBT và Nghị định 26-HĐBT ngày 18/3/1989 của Hội đồng Bộ trưởng;
Căn cứ Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05/11/2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, Cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Nghị định số 178/CP ngày 28/10/1994 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy Bộ Tài chính;
Căn cứ Nghị định số 43/1999/NĐ-CP ngày 29/06/1999 của Chính phủ về tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước và những quy định sửa đổi, bổ sung Nghị định số 43/1999/NĐ-CP;
Căn cứ Nghị định số 50/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Quỹ Hỗ trợ phát triển;
Căn cứ Quyết định số 231/1999/QĐ-TTg ngày 17/12/1999 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt điều lệ Quỹ Hỗ trợ phát triển;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán và Tổng Giám đốc Quỹ Hỗ trợ phát triển,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này “Chế độ kế toán Quỹ hỗ trợ phát triển”, gồm:

1. Những quy định chung;

2. Hệ thống chứng từ kế toán;

3. Hệ thống tài khoản kế toán;

4. Hệ thống sổ kế toán;

5. Hệ thống báo cáo tài chính.

Điều 2: Chế độ kế toán Quỹ Hỗ trợ phát triển áp dụng cho tất cả các đơn vị thuộc hệ thống Quỹ Hỗ trợ phát triển tại Trung ương, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các Văn phòng giao dịch của Quỹ Hỗ trợ phát triển trong và ngoài nước.

Điều 3: Quyết định này có hiệu lực thi hành từ 01/7/2003 thay thế Quyết định số 162/1999/QĐ-BTC ngày 24/12/1999 và Quyết định số 99/2001/QĐ-BTC ngày 2/10/2001của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Chế độ kế toán Quỹ Hỗ trợ phát triển.

Điều 4: Chủ tịch Hội đồng quản lý, Tổng Giám đốc Quỹ Hỗ trợ phát triển chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thi hành Quyết định này.

Điều 5: Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán, Vụ trưởng Vụ Tài chính các Ngân hàng và các Tổ chức tài chính, Chánh văn phòng Bộ Tài chính, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN

QUỸ HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 78 /2003/QĐ-BTC ngày  29/5/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

– Phần thứ nhất:                    Những quy định chung

– Phần thứ hai:                       Hệ thống Chứng từ kế toán

– Phần thứ ba:                        Hệ thống Tài khoản kế toán

– Phần thứ tư:                        Hệ thống Sổ kế toán

– Phần thứ năm:                    Hệ thống Báo cáo tài chính

Phần thứ nhất:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

CHƯƠNG I . NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Hệ thống Chế độ kế toán Quỹ Hỗ trợ phát triển (sau đây viết tắt là Quỹ HTPT) áp dụng cho tất cả các đơn vị thuộc hệ thống Quỹ HTPT bao gồm:

– Quỹ HTPT Trung ương (gọi tắt là Quỹ TW);

– Chi nhánh Quỹ HTPT tỉnh, thành phố trực thuộc TW (gọi tắt là Chi nhánh Quỹ);

– Văn phòng giao dịch Quỹ HTPT tại các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;

– Văn phòng giao dịch của Quỹ HTPT tại nước ngoài.

Các đơn vị thuộc hệ thống Quỹ HTPT phải chấp hành nghiêm chỉnh các qui định pháp lý chung của Nhà nước về kế toán và các qui định trong chế độ kế toán  này.

Điều 2: Kế toán Quỹ HTPT là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát các nguồn vốn, tình hình sử dụng vốn cho vay, cấp phát, thu nợ và quay vòng các loại vốn, tình hình quản lý sử dụng tài sản, vật tư, thu nhập – chi phí và xác định kết quả hoạt động ở các đơn vị thuộc Quỹ HTPT.

Điều 3: Kế toán  Quỹ HTPT có nhiệm vụ:

1- Thu nhập, xử lý thông tin số liệu về các nguồn vốn được cấp, được tái tạo, tự huy động, tình hình sử dụng vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước để cho vay đầu tư, hỗ trợ lãi suất sau đầu tư, bảo lãnh cho các chủ đầu tư vay vốn đầu tư, tái bảo lãnh và nhận tái bảo lãnh cho các quỹ đầu tư, nhận uỷ thác cho vay, thu hồi nợ vay, thu phí, thu lãi, tình hình thanh toán, tình hình sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình thực hiện chi phí – thu nhập và xác định kết quả hoạt động ở các đơn vị và trong toàn hệ thống Quỹ HTPT.

2- Kiểm tra, giám sát tình hình chấp hành kế hoạch vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý sử dụng vật tư, tài sản; kiểm tra chấp hành kỷ luật tài chính; điều hoà vốn, thanh toán vốn, thu nhập, chi phí, xác định kết quả hoạt động và các chế độ, chính sách Tài chính của Nhà nước.

3- Kiểm tra, giám sát thực hiện phân phối vốn, phân phối các loại thu nhập – chi phí các loại quỹ cho các đơn vị trong toàn hệ thống Quỹ HTPT, kiểm soát việc thu lãi, thu phí, các khoản thu khác, tình hình chấp hành kế hoạch thu, kế hoạch chi và kết quả hoạt động nghiệp vụ của các đơn vị trong toàn hệ thống.

4- Tổng hợp, lập, nộp các báo cáo tài chính theo quy định lên các cơ quan cấp trên, cơ quan Tài chính. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán cần thiết cho cấp trên và các cơ quan chức năng. Phân tích và đánh giá hiệu quả sử  dụng các nguồn vốn, quỹ.

Điều 4: Kế toán sử dụng phương pháp “kế toán ghi Kép”, đảm bảo sự cân đối giữa vốn với nguồn, giữa vốn đã nhận với vốn đã cho vay, đã cấp hỗ trợ lãi suất, đã thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh và tồn quỹ, giữa thu nhập và chi phí, giữa việc trích lập các loại quỹ và sử dụng các loại quỹ ở mỗi thời điểm.

Điều 5: Kế toán phải dùng chữ viết và chữ số phổ thông.

Kế toán giá trị phải dùng Đồng Việt Nam  làm đơn vị tính để ghi sổ. Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh là ngoại tệ thì phải ghi sổ theo nguyên tệ và Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc quy đổi theo tỷ giá quy định tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Kế toán hiện vật phải dùng các đơn vị đo lường chính thức của Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam như: Cái, chiếc, kg, m, lít, m², m³… Trường hợp cần thiết có thể dùng đơn vị đo lường phụ không chính thức để kiểm tra, đối chiếu hoặc phục vụ cho kế toán chi tiết.

Điều 6: Việc ghi chép kế toán phải dùng bút mực (nếu ghi bằng tay), số liệu và chữ viết phải rõ ràng, liên tục, có hệ thống. Không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng, nếu còn dòng thừa chưa ghi hết trên 1 trang sổ hoặc trên 1 chứng từ kế toán phải gạch chéo phần không ghi, không được viết tắt. Chủ tài khoản và phụ trách kế toán tuyệt đối không được ký sẵn trên các tờ séc hoặc các chứng từ còn trắng. Cấm tẩy xoá, cấm dùng chất hoá học để sửa chữa. Khi cần sửa chữa phải sử dụng các phương pháp sửa chữa theo quy định tại Điều 47-Phần I “Những quy định chung” của chế độ kế toán  này.

Điều 7: Kỳ kế toán năm  là mười hai tháng tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch.

– Kỳ kế toán tháng là một tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng.

– Kỳ kế toán quý là 3 tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý.

Điều 8: Yêu cầu công tác kế toán trong các đơn vị thuộc hệ thống Quỹ HTPT:

– Phản ánh đầy đủ, kịp thời, đúng thời gian quy định, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vị;

– Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính;

– Chỉ tiêu kế toán phản ánh phải thống nhất với nội dung hoạt động nghiệp vụ và phương pháp tính toán;

– Thông tin, số liệu kế toán được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính; liên tục từ khi thành lập đơn vị đến khi chấm dứt hoạt động; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp số liệu kế toán của kỳ trước.

– Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị;

– Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và so sánh được;

– Tổ chức công tác kế toán phải gọn, nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.

Điều 9: Công tác kế toán trong các đơn vị Quỹ HTPT gồm:

– Kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền, gồm: Tiền mặt, ngoại tệ và các chứng chỉ có giá tại quỹ của đơn vị hoặc gửi tại Kho bạc Nhà nước, Ngân hàng, tổ chức tài chính trong và ngoài nước.

– Kế toán vật tư, tài sản:

+ Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động vật tư tài sản;

+ Phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến động của TSCĐ, công tác đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm, sửa chữa và thanh lý tài sản.

– Kế toán giao dịch với khách hàng:

+ Phản ánh tình hình cho vay, thu nợ vay vốn tín dụng đầu tư, cho vay hỗ trợ xuất khẩu, nhập khẩu, cho vay thực hiện bảo lãnh, cho vay vốn uỷ thác;

+ Phản ánh tình hình nhận, cấp phát và quyết toán hỗ trợ lãi suất sau đầu tư;

+ Phản ánh tình hình huy động vốn và vay nợ.

– Kế toán thanh toán nội bộ và thanh toán khác:

+ Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong đơn vị;

+ Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả công chức, viên chức, các khoản phải nộp Ngân sách và việc thanh toán các khoản phải trả, phải nộp;

+ Phản ánh các khoản thanh toán trong nội bộ: Chuyển vốn, lãi, phí; các khoản ghi thu, ghi chi, thanh toán liên quỹ.

– Kế toán nguồn vốn, quỹ:

+ Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại nguồn vốn của Quỹ HTPT, gồm: Vốn do Ngân sách cấp, bổ sung từ các nguồn khác, chênh lệch đánh giá lại tài sản, kết quả hoạt động chưa phân phối và vốn đầu tư XDCB;

+ Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập, sử dụng các loại quỹ (Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, Quỹ dự phòng rủi ro nghiệp vụ, Quỹ đầu tư phát triển, Quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi).

– Kế toán các khoản thu nhập:

Phản ánh tình hình thu lãi cho vay vốn tín dụng đầu tư phát triển ưu đãi của Nhà nước, thu lãi cho vay bảo lãnh, thu lãi tiền gửi, thu cấp bù chênh lệch lãi suất, thu các khoản phí dịch vụ thanh toán, dịch vụ ngân quỹ, phí dịch vụ, phục vụ cho vay đầu tư phát triển, phí nhận uỷ nhiệm, phí bảo lãnh, phí hồ sơ thế chấp và các loại phí khác, thu hoạt động tài chính và các khoản thu khác.

– Kế toán các khoản chi:

Phản ánh các khoản chi cho các hoạt động tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước, bao gồm: Chi hoạt động nghiệp vụ, chi quản lý, chi hoạt động tài chính, các khoản chi khác.

– Kế toán xác định kết quả hoạt động:

Phản ánh tình hình xác định kết quả hoạt động nghiệp vụ từ đó thực hiện trích lập các quỹ theo quy định của Chế độ Tài chính Quỹ HTPT.

– Lập và phân tích các báo cáo tài chính của đơn vị.

Điều 10: Kiểm kê tài sản.

Kiểm kê tài sản để xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, vật tư, tiền gửi, công nợ nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.

Cuối kỳ kế toán năm, trước khi khoá sổ kế toán lập báo cáo tài chính, các đơn vị phải thực hiện kiểm kê tài sản, vật tư, tiền quỹ, đối chiếu và xác nhận công nợ hiện có để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế. Ngoài ra các đơn vị còn phải kiểm kê bất thường khi cần thiết (Trong các trường hợp bàn giao, sáp nhập, giải thể đơn vị…). Trước khi tiến hành kiểm kê phải thành lập hội đồng kiểm kê. Khi kết thúc kiểm kê phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.

Điều 11: Kiểm tra tài chính, kế toán.

Kiểm tra tài chính, kế toán để đảm bảo cho các qui định về tài chính, kế toán được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán được chính xác, trung thực, khách quan.

Các đơn vị Quỹ HTPT phải chịu sự kiểm tra tài chính, kế toán của cơ quan tài chính và của đơn vị kế toán cấp trên.

Việc kiểm tra tài chính, kế toán phải được thực hiện thường xuyên, liên tục, có hệ thống. Mọi kỳ hoạt động của đơn vị đều phải được kiểm tra tài chính kế toán. Mỗi đơn vị kế toán trong hệ thống Quỹ HTPT phải được cơ quan cấp trên kiểm tra tài chính, kế toán ít nhất mỗi năm một lần trước khi xét duyệt báo cáo tài chính năm.

Kiểm tra tài chính, kế toán là kiểm tra các hoạt động tài chính, việc thực hiện các nội dung công tác kế toán, kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán. Nội dung kiểm tra tài chính, kế toán gồm: Kiểm tra việc ghi chép các hoạt động nghiệp vụ trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồn vốn, kiểm tra việc thực hiện các khoản thu, các khoản chi,  kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán và thực hiện thu nộp Ngân sách Nhà nước (nếu có).

Thủ trưởng đơn vị và người phụ trách kế toán phải chấp hành quy định kiểm tra tài chính, kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu, tài liệu cần thiết cho công tác kiểm tra tài chính, kế toán được thuận lợi.

Điều 12: Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

Tài liệu kế toán bao gồm: Các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính và các tài liệu khác liên quan đến kế toán.

Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

Sau khi kết thúc kỳ kế toán năm và đã hoàn tất toàn bộ công việc kế toán, các tài liệu kế toán (kể cả các tài liệu in từ máy vi tính) phải được sắp xếp, phân loại, đóng tập, liệt kê, gói buộc và lập danh mục để lưu giữ tại bộ phận kế toán trong vòng một năm. Sau 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán tài liệu kế toán được chuyển vào lưu trữ tại bộ phận lưu trữ của đơn vị. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.

Thời hạn lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán theo chế độ lưu trữ tài liệu kế toán của Nhà nước.

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì cuối kỳ kế toán, sau khi hoàn thành việc khoá sổ phải in toàn bộ hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết và làm đủ các thủ tục pháp lý như các sổ kế toán ghi bằng tay để phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan Nhà nước, sau đó được lưu trữ cùng với các tài liệu kế toán khác.

Điều 13: Các đơn vị thuộc Quỹ HTPT phải tổ chức bộ máy kế toán: ở Quỹ HTPT TW, ở các Chi nhánh Quỹ HTPT, ở các Văn phòng giao dịch trong và ngoài nước. Bộ máy kế toán là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy của Quỹ HTPT.

Cơ cấu bộ máy kế toán Quỹ có các phần hành: Kế toán nghiệp vụ và kiểm tra kế toán; Kế toán tổng hợp; Kế toán chi tiết tiền và tài sản; Kế toán giao dịch với khách hàng; Kế toán thu, chi hoạt động của Quỹ;

1- Bộ phận kế toán của Quỹ HTPT TW (Ban Tài chính – kế toán) đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc Quỹ HTPT. Ban Tài chính – Kế toán thực hiện tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra toàn bộ công tác thanh toán, điều chuyển vốn, lãi, phí, lập và thực hiện kế hoạch thu chi tài chính, công tác kế toán thu chi tài chính và xác định kết quả hoạt động của hệ thống Quỹ HTPT, đồng thời trực tiếp thực hiện công tác kế toán cho vay, hỗ trợ lãi suất sau đầu tư, bảo lãnh, uỷ thác, nhận uỷ thác cho vay, cấp vốn đầu tư, thanh toán vốn các Chủ đầu tư, mở tài khoản tại cơ quan Quỹ TW; Tổng hợp và phân tích báo cáo tài chính.

2- Bộ phận kế toán của các Chi nhánh Quỹ đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Chi nhánh Quỹ có các chức năng: Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán cho vay, hỗ trợ lãi suất sau đầu tư, bảo lãnh, uỷ thác, nhận uỷ thác cho vay vốn đầu tư phát triển và các loại thanh toán, điều chuyển vốn, lãi, phí, lập và thực hiện kế hoạch thu chi tài chính và kế toán thu chi tài chính Quỹ HTPT; Trực tiếp quan hệ giao dịch về mở tài khoản thanh toán vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước, vốn bảo lãnh, vốn hỗ trợ lãi suất sau đầu tư, vốn khác với các Chủ đầu tư, mở tài khoản tại Chi nhánh Quỹ HTPT; Tổng hợp, lập, phân tích và gửi báo cáo tài chính cho Quỹ HTPT TW và các cơ quan có liên quan.

3- Bộ phận kế toán của văn phòng giao dịch đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc văn phòng giao dịch trong và ngoài nước có chức năng thực hiện công tác kế toán cho vay vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước, các loại vốn khác, thanh toán, vốn Quỹ HTPT (nếu có) trên địa bàn do Văn phòng giao dịch quản lý, trực tiếp quan hệ giao dịch với Chủ đầu tư, mở tài khoản tại Văn phòng giao dịch; tổng hợp, lập, phân tích và gửi báo cáo tài chính cho cơ quan cấp trên và cơ quan có liên quan.

4- Các đơn vị trong hệ thống Quỹ HTPT phải bố trí người làm kế toán có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ kế toán đáp ứng theo đúng chức danh, tiêu chuẩn quy định cho cán bộ kế toán. Cán bộ kế toán phải được đảm bảo quyền độc lập về nghiệp vụ chuyên môn trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình;

Mỗi khi thay đổi cán bộ kế toán trong bộ máy kế toán phải thực hiện bàn giao giữa cán bộ kế toán cũ với cán bộ kế toán mới. Cán bộ kế toán mới chịu trách nhiệm về công việc của mình kể từ ngày nhận bàn giao. Cán bộ kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc của mình trong thời gian phụ trách; Biên bản bàn giao phải được Thủ trưởng đơn vị và người phụ trách kế toán đơn vị ký xác nhận.

5- Tại Bộ phận kế toán Quỹ TW, Chi nhánh Quỹ, văn phòng giao dịch trong hệ thống  Quỹ HTPT sử dụng con dấu riêng đóng trên chứng từ, văn bản giao dịch hoạt động nghiệp vụ thanh toán và kế toán Quỹ HTPT.

Điều 14: Trường hợp thành lập đơn vị mới trong hệ thống Quỹ HTPT, sau khi có quyết định bổ nhiệm Thủ trưởng đơn vị đồng thời phải có quyết định bổ nhiệm ngay phụ trách kế toán và phải tổ chức bộ máy kế toán phù hợp để thực hiện thủ tục mở tài khoản giao dịch tại KBNN, Ngân hàng, các tổ chức tài chính tín dụng trong và ngoài nước và ghi chép, phản ánh, theo dõi các hoạt động nghiệp vụ của đơn vị.

Trường hợp sáp nhập, giải thể, chia tách các đơn vị phải thực hiện việc khoá sổ, kiểm kê tài sản, xác định các khoản dư nợ vay, vốn huy động,…lập báo cáo tài chính. Thủ trưởng và người phụ trách kế toán các đơn vị cũ phải hoàn thành việc bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị mới có sự chứng kiến của các bên và Quỹ HTPT TW.

Điều 15: Tất cả cán bộ viên chức trong hệ thống Quỹ HTPT có liên quan đến công tác kế toán đều phải chấp hành nghiêm chỉnh các nguyên tắc, chế độ, thể lệ về công tác kế toán, có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời những chứng từ, tài liệu cần thiết cho công tác kế toán và chịu trách nhiệm về sự chính xác, trung thực, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ, tài liệu đó.

Điều 16: Đứng đầu bộ máy kế toán Quỹ HTPT là Trưởng Ban Tài chính Kế toán và tại các Chi nhánh Quỹ là Trưởng Phòng Tài chính Kế toán. Tại các Văn phòng giao dịch trong và ngoài nước là Phụ trách kế toán.

Điều 17: Người đứng đầu bộ máy kế toán có chức năng giúp Thủ trưởng đơn vị chỉ đạo, tổ chức thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán và thông tin kinh tế trong đơn vị, thực hiện kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ chế độ, chính sách tài chính, kế toán của Nhà nước, các kỷ luật tài chính, kế toán của đơn vị và các tiêu chuẩn, định mức theo chế độ Nhà nước quy định, thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo Luật định và qui định trong chế độ này.

Điều 18: Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển công tác, thi hành kỷ luật Trưởng Ban (Phòng) TC-KT hay phụ trách kế toán thực hiện theo quy định của pháp luật về kế toán hiện hành.

Điều 19: Người được lựa chọn giữ chức vụ Trưởng Ban (Phòng) TC-KT hoặc phụ trách kế toán phải có đủ các tiêu chuẩn sau:

1- Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp liêm khiết , trung thực, có ý thức chấp hành và đấu tranh bảo vệ nguyên tắc, chính sách, chế độ kinh tế – tài chính và luật pháp Nhà nước.

2- Có trình độ chuyên môn về tài chính – kế toán, được đào tạo về chuyên ngành tài chính – kế toán, có thời gian kinh nghiệm công tác thực tế về kế toán theo quy định của Bộ Tài chính. Tuyệt đối không được bổ nhiệm giữ chức vụ Trưởng Ban (Phòng) TC-KT hoặc phụ trách kế toán cho những người đã vi phạm các chế độ, chính sách Tài chính, kế toán của Nhà nước hoặc đã từng bị truy tố trước pháp luật về hành vi tham ô xâm phạm tài sản của Nhà nước.

Điều 20: Trưởng phòng TC-KT chịu trách nhiệm trực tiếp trước Thủ trưởng đơn vị và Trưởng Ban TC-KT Quỹ TW về những công việc thuộc phạm vi trách nhiệm nghề nghiệp; Chịu sự hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra về nghiệp vụ Tài chính, kế toán của Trưởng Ban TC-KT Quỹ TW.

Trưởng Ban (Phòng) TC-KT có trách nhiệm hướng dẫn các bộ phận, phòng, ban tiến hành các công việc thuộc phạm vi về tài chính, kế toán. Mọi cá nhân trong đơn vị phải tuân thủ những điều hướng dẫn và chịu sự kiểm tra của Trưởng Ban (Phòng) TC-KT trong công tác Tài chính, kế toán.

Điều 21: Trưởng Ban (Phòng) TC-KT hoặc phụ trách kế toán có nhiệm vụ sau:

1- Tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán gọn, nhẹ, phù hợp với đặc điểm hoạt động nghiệp vụ, yêu cầu và trình độ quản lý nghiệp vụ của đơn vị.

2- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động về tài sản, tiền vốn các khoản cho vay, cấp phát uỷ thác và các nguồn vốn, quỹ của Quỹ và huy động từ các nguồn khác, các khoản thu – chi tài chính và xác định kết quả hoạt động của Quỹ HTPT.

3- Tổ chức kiểm kê định kỳ và đột xuất tài sản của đơn vị theo quy định. Phản ánh kịp thời kết quả kiểm kê và xử lý kết quả kiểm kê để ghi vào sổ kế toán.

4- Lập báo cáo tài chính theo quy định gửi cho cơ quan cấp trên để làm cơ sở tổng hợp báo cáo toàn hệ thống Quỹ gửi cho Lãnh đạo Quỹ, Hội đồng quản lý và các cơ quan chức năng của Nhà nước theo quy định.

5- Tổ chức thường xuyên việc kiểm tra kế toán nội bộ trong đơn vị. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát việc quản lý, sử dụng tài sản, vốn quỹ cho vay, thu hồi nợ của đơn vị. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu chi tài chính, việc chấp hành chính sách, chế độ Tài chính của Nhà nước và các định mức, tiêu chuẩn chi tiêu tài chính của Quỹ HTPT.

6- Tổ chức việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và việc sử dụng tài liệu kế toán lưu trữ theo quy định hiện hành của Nhà nước. Thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên tài chính, kế toán trong đơn vị mình và đơn vị cấp dưới.

7- Phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chính sách, chế độ, thể lệ tài chính, kế toán của Nhà nước và các quy định của cấp trên cho các bộ phận trực thuộc và cán bộ viên chức trong đơn vị.

8- Tổ chức phân tích, đánh giá tình hình hoạt động nghiệp vụ, hoạt động Tài chính, hiệu quả sử dụng vốn của đơn vị, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị.

Điều 22: Trưởng Ban (Phòng) TC-KT hoặc phụ trách kế toán có các quyền hạn sau:

1- Phân công chỉ đạo trực tiếp các nhân viên kế toán, thủ kho, thủ quỹ trong đơn vị. Tham gia ý kiến với Thủ trưởng đơn vị trong việc bố trí cán bộ kế toán, thủ kho, thủ quỹ một cách phù hợp.

2- Có quyền yêu cầu các bộ phận khác trong đơn vị cung cấp đầy đủ, kịp thời các chứng từ, tài liệu, số liệu liên quan đến công tác kế toán, kiểm tra kế toán và kiểm kê tài sản của đơn vị.

3- Có quyền ký duyệt các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính, sổ kế toán và một số chứng từ kế toán theo quy định nếu thiếu chữ ký của Trưởng Ban (Phòng) TC-KT đều coi là không có giá trị pháp lý.

4- Có ý kiến bằng văn bản với người đại diện theo pháp luật của đơn vị về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ.

5 – Có quyền bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định.

6 – Có quyền báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật của đơn vị khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong đơn vị, trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó.

Điều 23: Trưởng Ban (Phòng) TC-KT hoặc phụ trách kế toán có thành tích trong việc chấp hành chính sách chế độ, thể lệ quản lý tài chính, kế toán, phát hiện ngăn chặn kịp thời các hành động tham ô lãng phí trong đơn vị, bảo vệ tài sản Nhà nước, có sáng kiến cải tiến nghiệp vụ thì được khen thưởng theo chế độ quy định.

Trường hợp không làm tròn nhiệm vụ, cố tình vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ quản lý tài chính, kế toán, phản ánh sai lệch số liệu kế toán thì sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật tùy theo mức độ vi phạm.

CHƯƠNG II. HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Điều 24: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Theo địa điểm lập chứng từ kế toán của Quỹ HTPT  có hai loại:

– Chứng từ do Quỹ HTPT lập: Là những chứng từ phản ánh ghi chép các hoạt động nghiệp vụ của Quỹ HTPT, như: Chứng từ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, tín dụng Nhà nước, bảo lãnh hỗ trợ lãi suất sau đầu tư, uỷ thác, nhận uỷ thác tín dụng đầu tư, nhận uỷ thác cấp vốn đầu tư xây dựng, thanh toán, nguồn vốn, các chứng từ thu nhập chi phí và xác định kết quả hoạt động.

– Chứng từ do bên ngoài lập, chuyển đến: Là các chứng từ mà Quỹ HTPT  nhận được từ các cơ quan, tổ chức kinh tế, cá nhân bên ngoài gửi tới như: Giấy báo Có, giấy báo Nợ của KBNN, Ngân hàng, phiếu giá công trình, hoá đơn…

Điều 25: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của Quỹ đều phải lập chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán đều phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ chứng minh.

– Chứng từ kế toán hợp pháp: Là chứng từ được lập theo đúng mẫu quy định; Việc ghi chép trên chứng từ phải đúng nội dung, bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và nghiệp vụ kinh tế này phù hợp với các quy định của pháp luật; Có đủ chữ ký của người lập, người duyệt, người thực hiện và dấu của đơn vị theo quy định cụ thể của từng chứng từ.

– Chứng từ kế toán hợp lệ: Là chứng từ được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức theo quy định và lập đúng phương pháp, trình tự quy định cho từng chứng từ.

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ phải viết liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.

Chứng từ kế toán chỉ lập một lần đúng với thực tế, thời gian và địa điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng mẫu và đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai thì phải huỷ bỏ bằng gạch chéo (X) vào tất cả các liên và không được xé rời ra khỏi cuống.

Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo các nội dung quy định của luật pháp. Chứng từ điện tử phải in ra giấy và lưu trữ theo quy định.

Điều 26: Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau:

– Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán (Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy chuyển tiền…);

– Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

– Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

– Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.

– Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người chịu trách nhiệm về sự chính xác, trung thực của nghiệp vụ kinh tế đã phản ánh trên chứng từ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa đơn vị và các pháp nhân phải có chữ ký của Trưởng Ban (Phòng) TC-KT, chữ ký của Thủ trưởng và đóng dấu của đơn vị. Những chứng từ về chuyển khoản Nợ, chuyển khoản Có, phiếu chuyển khoản, thông báo số tài khoản, đơn vị giao dịch, thông báo sai sót số liệu kế toán… phải có chữ ký của người lập chứng từ và của Trưởng Ban (Phòng) TC-KT.

– Đối với chứng từ liên quan đến việc mua hàng, và sử dụng dịch vụ phải đòi hỏi người bán, người cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn bán hàng do Bộ Tài chính thống nhất ban hành và phát hành. Đối với những khoản mua sắm, chi tiêu với số lượng ít, giá trị nhỏ nếu người bán không thuộc diện lập hoá đơn thì người mua phải lập phiếu kê mua hàng và ghi họ tên, địa chỉ người bán, tên, số lượng hàng hoá, dịch vụ đã mua và số tiền thực tế đã trả và có thể yêu cầu người bán, người cung cấp xác nhận; và phải được Trưởng Ban (Phòng) TC-KT xét duyệt, Thủ trưởng đơn vị xác nhận thì phiếu kê mua hàng mới được coi là hợp lệ.

Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.

Điều 27: Ký chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

3. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

4. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Điều 28: Nghiêm cấm các hành vi sau đây:

– Giả mạo khai man chứng từ kế toán hoặc thông đồng ép buộc khách hàng giả mạo, khai gian tài liệu kế toán để  tham ô tài sản của Nhà nước;

– Thu, chi quỹ, xuất nhập vật tư, chuyển tiền, bàn giao tài sản không có chứng từ;

– Hợp pháp hoá chứng từ kế toán;

– Thủ trưởng và Trưởng Ban (Phòng) TC-KT hoặc phụ trách kế toán các đơn vị không được ký tên trên tờ séc hoặc chứng từ còn trắng;

– Xuyên tạc hoặc cố ý làm sai lệch nội dung, bản chất hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh;

– Sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ kế toán;

– Huỷ bỏ chứng từ khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định;

– Sử dụng các biểu mẫu chứng từ không hợp lệ.

Điều 29: Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán:

– Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hay do bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung ở bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra xác minh là đúng thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán;

– Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau:

+ Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào chứng từ;

+ Kiểm tra, phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán và định khoản nghiệp vụ kinh tế;

+ Ghi sổ kế toán;

+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

Điều 30: Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán:

– Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi trên chứng từ kế toán;

– Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán;

– Kiểm tra tính chính xác của số liệu ghi trên chứng từ kế toán;

– Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt chứng từ đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế – tài chính của Nhà nước và những quy định của Quỹ HTPT thì từ chối ngay việc cho vay, bảo lãnh, cấp vốn hỗ trợ lãi suất, cấp vốn uỷ thác thanh toán, xuất vật tư hàng hoá, đồng thời báo cáo với Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý.

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số, chữ viết không rõ ràng thì người kiểm tra hoặc người ghi sổ phải thông báo và trả lại cho người lập, nơi lập biết để làm lại hoặc bổ sung thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó mới làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

Điều 31: Quản lý chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán phải được quản lý và lưu giữ theo đúng quy định của Nhà nước.

Mọi trường hợp mất, thất lạc chứng từ kế toán đều phải báo cáo với Thủ trưởng đơn vị và Trưởng Ban (Phòng) TC-KT để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất séc trắng, ấn chỉ có giá phải báo ngay cơ quan có thẩm quyền biết số lượng chứng từ bị mất, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xử lý, xác minh theo pháp luật, đồng thời có biện pháp thông báo và vô hiệu hoá các chứng từ bị mất.

Điều 32: In và phát hành biểu mẫu chứng từ:

Tất cả các đơn vị khi in biểu mẫu chứng từ kế toán của Quỹ HTPT  phải theo đúng nội dung thiết kế biểu mẫu chứng từ quy định.

Biểu mẫu các loại biên lai thu tiền, biểu mẫu chứng từ kế toán thuộc nội dung thu nộp Ngân sách Nhà nước do Bộ Tài chính thống nhất phát hành.

Các nhà in không được tự động thay đổi nội dung các biểu mẫu chứng từ kế toán, không được nhận in các mẫu biểu chứng từ kế toán trái với quy định trong chế độ này.

Điều 33: Xử lý vi phạm về chứng từ kế toán:

Mọi hành vi vi phạm về chứng từ kế toán, tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm được xử lý theo đúng quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán hoặc tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm có thể bị phạt hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

CHƯƠNG III. HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

Điều 34: Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình cho vay, thu hồi nợ, nhận vốn, huy động vốn và các khoản thu chi khác của nguồn vốn ở các đơn vị của Quỹ HTPT.

Điều 35: Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Hệ thống tài khoản kế toán của Quỹ HTPT là bộ phận cấu thành quan trọng của kế toán bao gồm những qui định thống nhất về phân loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và phương pháp hạch toán của từng tài khoản.

Điều 36: Hệ thống tài khoản kế toán của Quỹ HTPT  được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của các nghiệp vụ kinh tế cho vay trong lĩnh vực đầu tư có vận dụng nguyên tắc phân loại, mã hoá của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, nhằm:

– Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước, vốn bảo lãnh, vốn hỗ trợ lãi suất sau đầu tư, vốn uỷ thác, nhận uỷ thác, vốn, quỹ khác đồng thời thoả mãn yêu cầu quản lý các khoản thu nhập và chi phí của từng Chi nhánh Quỹ;

– Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế – tài chính phát sinh của các Chi nhánh Quỹ và Quỹ TW thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động của nó;

– Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện kỹ thuật hiện đại, thoả mãn đầy đủ nhu cầu các thông tin cho các cơ quan quản lý chức năng của Nhà nước.

Điều 37: Hệ thống tài khoản kế toán của Quỹ HTPT gồm các tài khoản trong Bảng Cân đối kế toán và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán;

Các tài khoản trong Bảng Cân đối kế toán phản ánh toàn bộ các chỉ tiêu kinh tế phát sinh ở đơn vị Quỹ HTPT . Hạch toán các tài khoản trong bảng được thực hiện theo phương pháp “kế toán ghi kép”;

Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán phản ánh những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối kế toán, nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (Tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ…).

Hạch toán tài khoản ngoài bảng được thực hiện theo phương pháp “kế toán ghi đơn” nghĩa là khi ghi vào một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với các tài khoản khác, số dư của các tài khoản này không nằm trong Bảng Cân đối kế toán.

Điều 38: Quỹ HTPT không được tự ý mở thêm tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3 ngoài hệ thống tài khoản kế toán chung. Việc mở thêm các tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3 phải có ý kiến chấp thuận của Bộ Tài chính bằng văn bản.

CHƯƠNG IV. HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN

Điều 39: Sổ kế toán là những quyển sổ hoặc tờ sổ theo mẫu nhất định, có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến đơn vị theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán.

Tất cả các đơn vị thuộc Quỹ HTPT phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng các quy định của chế độ sổ kế toán.

Điều 40: Sổ kế toán gồm 2 loại:

– Sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ Cái, sổ Nhật ký;

– Sổ của phần kế toán chi tiết gọi là sổ, thẻ kế toán chi tiết gồm các loại sổ theo từng loại nghiệp vụ: Tiền mặt, tiền gửi, cho vay, cấp vốn hỗ trợ lãi suất sau đầu tư, vốn uỷ thác, thanh toán, nguồn vốn.

a/ Sổ Cái: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Số liệu trên Sổ Cái phản ánh một cách tổng hợp tình hình tài sản, cho vay, thanh toán, nhận và huy động vốn và các khoản thu chi trong hoạt động của Quỹ.

Có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế trên Sổ Cái.

Sổ Cái phản ánh đầy đủ các yếu tố sau:

1- Ngày, tháng ghi sổ;

2- Số hiệu, ngày, tháng của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ (ngày phát sinh của nghiệp vụ kinh tế);

3- Tóm tắt nội dung chủ yếu của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh;

4- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng nội dung kinh tế (ghi vào bên Nợ, bên Có các tài khoản).

b/ Sổ Nhật ký: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở Quỹ TW và chi nhánh Quỹ.

Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các yếu tố sau:

1- Ngày, tháng ghi sổ;

2- Số hiệu, ngày, tháng của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ (ngày phát sinh của nghiệp vụ kinh tế);

3- Nội dung chủ yếu của nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh;

4- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng nội dung kinh tế.

c/ Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ cơ quan, phục vụ cho việc tính và lập các chỉ tiêu trong báo cáo quyết toán.

Điều 41: Sổ kế toán mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với đơn vị mới thành lập phải mở sổ kế toán từ ngày thành lập. Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ, chứng minh; phải phản ánh đầy đủ, trung thực, chính xác, kịp thời, có hệ thống tình hình nhận nguồn vốn, cho vay vốn bảo lãnh, hỗ trợ lãi suất sau đầu tư, cấp vốn uỷ thác, nhận uỷ thác tín dụng ĐTPT, các khoản thu nhập – chi phí nhằm cung cấp thông tin cần thiết để lập báo cáo tài chính.

Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ. Thông tin số liệu ghi trên sổ kế toán phải bằng bút mực (nếu ghi bằng tay); khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của dòng cuối trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.

Cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính đơn vị phải khoá sổ kế toán.

Điều 42: Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ sổ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ.

Khi có sự thay đổi nhân viên giữ sổ và ghi sổ, người phụ trách kế toán phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán mới. Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Nhân viên kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận  bàn giao. Biên bản bàn giao phải được Trưởng Ban (Phòng) TC-KT hoặc phụ trách kế toán xác nhận.

Điều 43: Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn và đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ rời khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.

Trước khi dùng sổ kế toán, phải hoàn thiện các thủ tục sau:

Đối với sổ kế toán dạng quyển:

Trang đầu sổ phải ghi rõ tên đơn vị, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán, họ, tên người giữ sổ và ghi sổ, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Phải đánh số trang và giữa hai trang sổ phải đóng dấu của đơn vị (gọi là đóng dấu giáp lai). Thủ trưởng đơn vị phải ký xác nhận vào trang đầu và trang cuối của sổ kế toán.

Đối với sổ tờ rời:

Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, ngày tháng sử dụng, họ, tên người giữ sổ và ghi sổ.

Các tờ sổ rời trước khi dùng phải được Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào Sổ Đăng ký sử dụng sổ tờ rời.

Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo một trật tự nhất định và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính:

Sổ kế toán lập trên máy vi tính phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu qui định cho từng mẫu sổ và qui định riêng cho loại sổ. Cuối kỳ kế toán sau khi đã hoàn tất việc khoá sổ theo qui định cho từng loại sổ, phải in toàn bộ sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm và làm đầy đủ thủ tục pháp lý như sổ kế toán ghi bằng tay.

Chỉ những sổ kế toán sau khi làm đầy đủ thủ tục trên mới coi là hợp lệ.

Điều 44: Hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị trong hệ thống Quỹ HTPT là hình thức kế toán “Nhật ký chung”.

1. Đặc trưng cơ bản:

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

2. Các loại sổ chủ yếu:

– Sổ Nhật ký chung;

– Sổ Cái;

– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

3. Nội dung, trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung (xem Bảng số 01):

a/ Hạch toán hàng ngày

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan.

b/ Tổng hợp, kiểm tra, cộng sổ cuối kỳ kế toán

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng Cân đối tài khoản.

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.

Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng Cân đối tài khoản phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ.

BẢNG SỐ 01

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu

Điều 45: Khoá sổ kế toán là tiến hành cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ cuối kỳ kế toán (tháng, quý) và cuối kỳ kế toán năm. Sau khi đã phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán phải khoá sổ kế toán. Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khoá sổ cuối ngày. Ngoài ra, phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp: Kiểm kê tài sản, sáp nhập, chia tách, đình chỉ hoạt động, giải thể đơn vị …

Mỗi lần khoá sổ kế toán, người giữ sổ, người kiểm tra sổ và Trưởng Ban (Phòng) TC-KT (hoặc người phụ trách kế toán) phải ký tên vào sổ.

Điều 46: Các loại sổ kế toán (lưu giữ sử dụng ở bộ phận kế toán hay lưu trữ tại bộ phận lưu trữ chung của đơn vị) đều phải được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp và bảo quản chu đáo ở trong tủ hoặc phòng có khoá chắc chắn để tránh mất mát, thất lạc. Tại nơi lưu trữ phải có đầy đủ các biện pháp cần thiết để đảm bảo việc lưu trữ sổ kế toán được an toàn.

Trong thời gian các sổ kế toán còn lưu giữ ở bộ phận kế toán, Trưởng Ban (Phòng) TC-KT, Thủ trưởng đơn vị là người chịu trách nhiệm tổ chức công việc bảo quản. Khi đưa vào lưu trữ tại nơi lưu trữ chung của đơn vị, Trưởng Ban (Phòng) TC-KT, trưởng bộ phận lưu trữ và Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm.

Điều 47: Các sai sót và nhầm lẫn trong quá trình  ghi chép sổ kế toán (nếu có) phải được sửa chữa theo một trong 3 phương pháp sau:

– Phương pháp ghi cải chính;

– Phương pháp ghi số âm;

– Phương pháp ghi bổ sung.

a/ Phương pháp ghi cải chính:

Khi dùng phương pháp ghi cải chính để đính chính những chỗ sai trên các sổ kế toán thì gạch một đường thẳng bằng mực đỏ vào chỗ ghi sai để có thể còn trông thấy được nội dung của những chỗ ghi sai đã xoá bỏ. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi những con số đúng bằng mực thường. Nếu sai sót chỉ là một chữ số thì cũng phải xoá bỏ toàn bộ con số sai và viết lại con số đúng. Cần phải chứng thực chỗ đính chính bằng chữ ký của Trưởng Ban (Phòng) TC-KT (hoặc phụ trách kế toán).

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp sai sót sau đây:

– Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

– Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.

b/ Phương pháp ghi số âm

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì trước hết cần viết lại bằng mực đỏ bút toán sai để huỷ bỏ bút toán này hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó dùng mực thường viết bút toán đúng để thay thế.

Phương pháp  này áp dụng cho các trường hợp sai sót sau đây:

– Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp ghi cải chính;

– Khi đã lập và gửi báo cáo tài chính đi rồi mới phát hiện ra sai sót;

– Sai sót mà trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính số sai thì phải lập một “Phiếu kế toán đính chính” do Trưởng Ban (Phòng) TC-KT (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.

c/ Phương pháp ghi bổ sung:

Phương pháp ghi bổ sung được áp dụng cho trường hợp bút toán ghi đúng về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản nhưng số tiền ghi lại ít hơn số tiền thực tế phát sinh trong các nghiệp vụ kinh tế, tài chính hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Trường hợp sửa chữa theo phương pháp này cũng phải lập “Phiếu kế toán đính chính” do Trưởng Ban (Phòng) TC-KT (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.

Kế toán ghi bổ sung số tiền chênh lệch cho đủ với số đúng.

Điều 48: Khi báo cáo tài chính năm được duyệt y hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa lại số liệu Báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản liên quan. Trường hợp phải sửa chữa số liệu kế toán trước khi báo cáo tài chính gửi đi thì thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm báo cáo. Trường hợp phải sửa chữa số liệu kế toán sau khi báo cáo tài chính đã gửi đi thì phải sửa chữa trên sổ kế toán năm nay (tại thời điểm phát hiện sai sót phải sửa) đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm có sai sót để tiện đối chiếu kiểm tra.

Điều 49: Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính

a, Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính nộp cho cơ quan cấp trên, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp trên máy vi tính của năm đó;

b, Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan cấp trên, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp trên máy vi tính của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;

c, Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính thực hiện theo 1 trong 2 phương pháp là: phương pháp ghi số âm và phương pháp ghi bổ sung.

CHƯƠNG V. HỆ THỐNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Điều 50: Báo cáo tài chính là một phương pháp kế toán dùng để tổng hợp số liệu từ sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính nhằm phản ánh một cách tổng quát tình hình nhận vốn, phân phối điều chuyển vốn cấp phát, cho vay, thu hồi nợ vay, thu lãi, thu phí và kết quả hoạt động nghiệp vụ của các đơn vị thuộc hệ thống và Quỹ HTPT  trong một thời kỳ nhất định theo hệ thống biểu mẫu quy định thống nhất.

Hệ thống báo cáo tài chính nhằm mục đích:

– Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện về tình hình tài sản, nguồn vốn, sử dụng vốn, thu chi tài chính và kết quả hoạt động của Quỹ HTPT  từng thời kỳ và từng niên độ kế toán;

– Cung cấp thông tin kinh tế – tài chính và kết quả hoạt động của đơn vị cho việc kiểm tra, kiểm soát các khoản thu, các khoản chi, quản lý tài sản Nhà nước; Tổng hợp, phân tích đánh giá các hoạt động trong từng đơn vị và trong toàn hệ thống; giúp Chính phủ có cơ sở để khai thác các nguồn thu, điều chỉnh các khoản chi về đầu tư một cách hợp lý từ đó định ra đường lối phát triển kinh tế xã hội đúng đắn lành mạnh.

Điều 51: Nội dung hệ thống báo cáo tài chính:

1- Hệ thống Báo cáo tài chính áp dụng cho các đơn vị thuộc Quỹ HTPT bao gồm 13 biểu báo cáo (Theo danh mục quy định ở điều 52).

2 – Ngoài các báo cáo tài chính quy định nói trên, Quỹ HTPT phải lập các báo cáo khác theo yêu cầu quản lý nội bộ và yêu cầu của Bộ Tài chính.

Điều 52: Trách nhiệm, thời hạn lập và nộp báo cáo tài chính

Tất cả các đơn vị thuộc Quỹ HTPT phải lập và nộp báo cáo tài chính theo đúng quy định của chế độ này. Trong đó Bảng Cân đối kế toán (Mẫu số B01A- HTPT) tạm thời chỉ áp dụng cho Quỹ TW, các Chi nhánh Quỹ áp dụng Bảng Cân đối tài khoản (Mẫu số B01B – QHTPT).

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 – QHTPT) tạm thời chỉ áp dụng cho Quỹ TW mà chưa áp dụng cho các Chi nhánh Quỹ.

1- Thời hạn lập và nộp báo cáo tài chính:

– Báo cáo tài chính quý:

+ Các Chi nhánh: Báo cáo tài chính được lập và nộp cho Quỹ TW theo quy định của Quỹ TW.

+ Quỹ TW: Tổng hợp báo cáo tài chính toàn hệ thống và nộp cho Bộ Tài chính chậm nhất vào ngày 28 của tháng đầu quý sau.

– Báo cáo tài chính năm:

+ Các Chi nhánh: Báo cáo tài chính được lập và nộp cho Quỹ TW theo quy định của Quỹ TW.

+ Quỹ TW: Báo cáo tài chính được tổng hợp toàn hệ thống và nộp cho Bộ Tài chính, Tổng cục Thống kê chậm nhất vào ngày 30/3 của năm sau.

2 – Danh mục báo cáo, nơi lập và nơi nhận báo cáo

Điều 53: Kiểm tra và duyệt báo cáo tài chính năm.

1. Bộ Tài chính có trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt báo cáo tài chính  tổng hợp của hệ thống Quỹ HTPT theo chức năng quản lý Nhà nước về tài chính.

2. Quỹ HTPT TW có trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt báo cáo tài chính của các Chi nhánh Quỹ (kể cả Văn phòng Quỹ TW).

3. Hội đồng quản lý Quỹ HTPT xem xét và thông qua báo cáo tài chính tổng hợp của hệ thống Quỹ HTPT để trình Bộ Tài chính.

4. Sau khi được Bộ Tài chính phê duyệt báo cáo tài chính tổng hợp của toàn hệ thống Quỹ HTPT, Quỹ HTPT TW có trách nhiệm thông báo số liệu báo cáo tài chính đã được duyệt cho Chi nhánh Quỹ HTPT  tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Văn phòng giao dịch Quỹ HTPT trong và ngoài nước.

CHƯƠNG VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 54: Chủ tịch HĐQL Quỹ HTPT, Tổng Giám đốc Quỹ HTPT căn cứ vào quy định về chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính trong chế độ này hướng dẫn chi tiết cho các đơn vị thuộc Quỹ HTPT thực hiện và chịu trách nhiệm chỉ đạo triển khai và kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán này trong các đơn vị thuộc hệ thống Quỹ HTPT.

Phần thứ hai:

HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Phần thứ ba:

HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN