Chứng từ điện tử trong công tác kế toán

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, thương mại điện tử không còn là thuật ngữ xa lạ với mỗi chúng ta và ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thương mại đang trở thành xu thế trên toàn thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng. Vì vậy, việc xuất hiện các khái niệm “điện tử” trong công tác kế toán không hề đáng ngạc nhiên trong đó phải nói đến “chứng từ điện tử” trong công tác kế toán.

Chứng từ điện tử là gì?

• Khái niệm chứng từ điện tử.

Chứng từ điện tử được hiểu là các dữ liệu chứa thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử khi thực hiện giao dịch. Các chứng từ điện tử này khi đáp ứng các yêu cầu của Luật Kế toán 2015 thì sẽ được công nhận là chứng từ kế toán.

• Bản chất chứng từ điện tử

Bản chất của chứng từ điện tử chính là các dữ liệu thông tin mà các bên liên quan tạo ra để xác nhận cho hoạt động của mình có giá trị pháp lý.

Phân loại chứng từ điện tử

       Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại (Nghị định 119/2018/NĐ-CP)

Là các hợp đồng, đề nghị hoặc thông báo.

KHÔNG bao gồm hối phiếu, lệnh phiếu, vận đơn, hóa đơn gửi hàng, phiếu xuất nhập kho hay bất cứ chứng từ có thể chuyển nhượng nào cho phép bên nắm giữ chứng từ hoặc bên thụ hưởng được quyền nhận hàng hóa, dịch vụ hoặc được trả một khoản tiền.

        Chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính

Có thể là các chứng từ, báo cáo, hợp đồng, thỏa thuận, thông tin giao dịch, thông tin thực hiện thủ tục hành chính và các thông tin khác theo quy định của từng pháp luật chuyên ngành…

        Chứng từ điện tử trong công tác kế toán (Luật kế toán 2015)…

Hồ sơ thuế điện tử: hồ sơ đăng ký thuế, hồ sơ khai thuế, hồ sơ hoàn thuế và các hồ sơ, báo cáo khác về thuế dưới dạng điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn;

Chứng từ nộp thuế điện tử: Giấy nộp tiền hoặc chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước theo quy định dưới dạng điện tử, trừ trường hợp nộp thuế qua hình thức nộp thuế điện tử của ngân hàng;

Các văn bản, thông báo khác của cơ quan thuế, người nộp thuế dưới dạng điện tử.

Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý

     Yêu cầu về hình thức của chứng từ điện tử 

     Phải có đủ các yếu tố chủ yếu như sau:

• Tên và số hiệu của chứng từ.
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ  dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ,

Ngoài những nội dung chủ yếu trên chứng từ có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ khác nhau.

     Yêu cầu về đảm bảo tính xác thực của chứng từ điện tử

Chứng từ phải được đảm bảo về tính chính xác, được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo mẫu hoặc đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định.

Các nội dung của chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

       Yêu cầu về tính bảo mật của chứng từ điện tử

Chứng từ phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ;

Chứng từ phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.

Chứng từ được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

Chứng từ được lưu trữ phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

        Yêu cầu để chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc

Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử.

Áp dụng các biện pháp để xác thực và tham gia xử lý. Các biện pháp có thể là: xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.

Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ phù hợp quy định pháp luật.

Trên đây là nội dung về chứng từ điện tử theo quy định của pháp luật. Nến bạn mới thành lập doanh nghiệp  hay có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán – thuế của Lawkey vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH tư vấn LawKey Việt Nam

Địa chỉ: Phòng 1605 tầng 16 tòa nhà B10B, Nguyễn Chánh, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

Điện thoại:(024).665.65.366                      Hotline: 0967.59.1128

Email: contact@lawkey.vn                      Facebook: LawKey – Chìa khoá pháp luật