Thế nào là chứng từ kế toán theo quy định hiện nay?

Thế nào là chứng từ kế toán theo quy định hiện nay? Một số quy định liên quan đến chứng từ kế toán được cụ thể hóa như thế nào?

Chứng từ kế toán là gì?

Phiếu thu, Phiếu chi, Biên bản giao nhận tài sản cố định,… là những ví dụ điển hình về chứng từ kế toán. Vậy thế nào là chứng từ kế toán theo quy định hiện nay? 

Khái niệm chứng từ kế toán

Về bản chất, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Người lập chứng từ kế toán phải chú trọng đến tính rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu nội dung cho phù hợp.

Bên cạnh những chứng từ kế toán bắt buộc, doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán, phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị mình trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Nội dung chứng từ kế toán

Theo quy định tại Điều 16 Luật kế toán 2015, người lập chứng từ kế toán cần đảm bảo các nội dung cơ bản sau:

– Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

– Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

– Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Ngoài những nội dung chủ yếu này thì tùy vào từng loại chứng từ mà chứng từ kế toán có thể thêm một vài nội dung khác cho phù hợp.

Xem thêm: Một số quy định về chế độ kế toán doanh nghiệp theo pháp luật hiện nay

Lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Trong quá trình lập chứng từ, doanh nghiệp cần đảm bảo các các nguyên tắc quy định tại Điều 18 Luật kế tóan 2015 như sau:

Về mặt hình thức

Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.

Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung cơ bản của chứng từ kế toán.

Về nội dung 

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.

Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

– Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

– Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

Về lưu trữ

Chứng từ kế toán được lưu trữ tại doanh nghiệp.

Đối với chứng từ điện tử thì có thể in ra bản giấy để lưu trữ. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Quy định về ký chứng từ kế toán

Trên chứng từ kế toán luôn thể hiện phần chữ ký họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Khi ký vào chứng từ, người ký cần chú ý:

– Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai.

– Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký.

– Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

– Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Khi ký chứng từ kế toán, người ký phải lưu ý một số hành vi bị nghiêm cấm như sau:

– Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất, không được khác nhau. 

– Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán 

Sau khi lập chứng từ kế toán, doanh nghiệp cần phải chú trọng đến côn tác quản lý và sử dụng chứng từ kế toán. Điều cần thiết là doanh nghiệp đảm bảo các quy định tại Điều 21 Luật kế toán 2015. Bao gồm:

– Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.

– Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.

– Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

– Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

Xem thêm: Chứng từ điện tử trong công tác kế toán

Trên đây là bài tư vấn của chúng tôi gửi đến bạn đọc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.