Hóa đơn chưa thông báo phát hành đã sử dụng có được không?

Đối với việc phát hành, sử dụng hóa đơn thì tổ chức, cá nhân kinh doanh phải tuân theo các quy định của pháp luật hiện hành. Và nhất là đối với việc sử dụng hóa đơn thì các đối tượng này càng cần phải chú ý. “Hóa đơn chưa thông báo phát hành đã sử dụng có được không?” hãy cùng chúng tôi trả lời nhé.

1. Quy định về thông báo về việc sử dụng hóa đơn

1.1. Có bắt buộc phải thông báo về việc sử dụng hóa đơn không?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ ( trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế), phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số 3.5 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này), hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Theo quy định trên thì chỉ những hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế thì tổ chức kinh doanh khi muốn sử dụng hóa đơn đều phải lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Xem thêm: Các loại hóa đơn của doanh nghiệp hay dùng hiện nay

1.2. Thời gian gửi thông báo phát hành hóa đơn

Đối với việc gửi thông báo lần đầu:

Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Đối với việc gửi thông báo lần 2 trở đi:

Nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu, thời gian gửi thông báo vẫn là 02 ngày trước sử dụng hóa đơn.

Đối với một số trường hợp khác:

• Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn.

Lưu ý: Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.

1.3. Nội dung thông báo phát hành hóa đơn

Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm:

• Tên đơn vị phát hành hoá đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại;
• Các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…));
• Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn (đối với hoá đơn tự in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử (đối với hoá đơn điện tử);
• Ngày lập Thông báo phát hành;
• Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

2. Sử dụng hóa đơn khi chưa có thông báo phát hành hóa đơn

2.1. Sử dụng hóa đơn chưa có thông báo phát hành hóa đơn

Khi tổ chức kinh doanh đã lập hóa đơn những chưa gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp thì các loại hóa đơn đó chưa có giá trị sử dụng, trừ trường hợp hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế.

Và việc sử dụng hóa đơn chưa có giá trị sử dụng theo quy định tại Điều 22 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì bị coi là hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Xem thêm: Cách viết hóa đơn GTGT kèm theo bảng kê chi tiết

2.2. Cách thức xử lý khi sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành

Đối với hành vi sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành thì được xác định là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Và theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư 10/2014/TT-BTC, hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng bị xử lý như sau:

• Trường hợp tổ chức, cá nhân chứng minh đã gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nhưng cơ quan thuế không nhận được do thất lạc thì tổ chức, cá nhân không bị xử phạt.
• Phạt tiền 6.000.000 đồng đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được kê khai, nộp thuế theo quy định.
• Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng chưa đến kỳ khai thuế. Người bán phải cam kết kê khai, nộp thuế đối với các hóa đơn đã lập trong trường hợp này.

Trường hợp người bán có hành vi vi phạm quy định tại điểm a, điểm b và điểm c Khoản này và đã chấp hành Quyết định xử phạt, người mua hàng được sử dụng hóa đơn để kê khai, khấu trừ, tính vào chi phí theo quy định.

• Trường hợp tổ chức, cá nhân không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc không được kê khai, nộp thuế thì xử phạt theo hướng dẫn tại Khoản 5 Điều 11 Thông tư này tức là bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

Trên đây là bài tư vấn của chúng tôi về “Hóa đơn chưa thông báo phát hành đã sử dụng có được không?” gửi đến bạn đọc. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được các chuyên gia hỗ trợ tư vấn pháp lý cũng như được cung cấp các dịch vụ kế toán thuế.

Trân trọng./.