Khi nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Tổ chức, cá nhân kinh doanh có thể lựa chọn sử dụng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành có ghi nhận về thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy khi nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?

1. Khái niệm hóa đơn điện tử

Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo chuẩn định dạng dữ liệu của cơ quan thuế.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử hợp pháp là gì?

2. Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 36 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử được cụ thể như sau:

2.1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (trước ngày 01/11/2018)

Trong trường hợp này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ:

• Được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020
• Thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Lưu ý: 

Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã thì theo quy định tại khoản 2 Điều 36 Nghị định 119/2018/NĐ-CP sẽ giải quyết như sau:

Nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên:

• Cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
• Cơ quan thuế xây dựng dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

Nếu cơ sở kinh doanh đã đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin:

Trường hợp này thì cơ sở sở kinh doanh thực hiện việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

2.2. Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020

Trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 2 Điều 36 Nghị định này. 

2.3. Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) 

Theo quy định tại khoản 3 Điều 36 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các tổ chức này đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền đã sử dụng và chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (hoặc Phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.

2.4. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (trước ngày 01/11/2018)

Trường hợp này thì cơ sở kinh doanh được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành (từ ngày 01/11/2018).

Trên đây là bài tư vấn của Chìa khóa pháp luật về “Khi nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?” gửi đến bạn đọc. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn pháp lý hoặc được cung cấp các dịch vụ kế toán thuế.