Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chính xác nhất

Một trong những băn khoăn lớn của doanh nghiệp mỗi kỳ báo cáo thuế là tình hình sử dụng hóa đơn phải báo cáo lên cơ quan thuế như thế nào. Hiểu được khó khăn đó, LawKey – Chìa khóa pháp luật sẽ hướng dẫn sơ bộ về Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho Quý doanh nghiệp.

Thời hạn và trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng đơn 

Để thực hiện đúng theo quy định, chúng ta cần lưu ý thời hạn và trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như thế nào

Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành và Khoản 4 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định:

Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Quý 

Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).

Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Tháng

Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo. Việc nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng được thực hiện trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc kể từ ngày chuyển sang diện mua hóa đơn của cơ quan thuế. Hết thời hạn trên, cơ quan thuế kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Trường hợp chưa có thông báo của cơ quan thuế, doanh nghiệp tiếp tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

>> Xem thêm: Thời điểm xuất hoá đơn hợp lệ theo quy định mới của pháp luật

Trách nhiệm nộp báo cáo sử dụng hóa đơn của các chủ thể kinh doanh

Tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

Chuyển địa điểm phải nội báo cáo tới cơ quan thuế nơi chuyển đi

Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

Chịu trách nhiệm về tính chính xác báo cáo trong một số trường hợp 

Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn. Cơ sở kinh doanh phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số lượng hóa đơn còn tồn đầu kỳ, tổng số đã sử dụng, tổng số xoá bỏ, mất, hủy và phải đảm bảo cung cấp được số liệu hóa đơn chi tiết (từ số…đến số) khi cơ quan thuế yêu cầu.

>> Xem thêm: Thủ tục đặt in hóa đơn mới nhất theo quy định

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hướng dẫn Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Biểu mẫu Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Biểu mẫu Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Cam kết báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên đây là đúng sự thật, nếu sai, đơn vị chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.

>> Xem thêm: Cách hủy hóa đơn giá trị gia tăng

Hướng dẫn sơ bộ cách điền báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Trên hệ thống phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK):

– Chỉ tiêu 2_Tên loại hóa đơn: Không cần phải nhập (Phần mềm sẽ tự động nhảy.

– Chi tiêu 3_Ký hiệu mẫu hóa đơn: Nhập theo mẫu trên hóa đơn của Quý doanh nghiệp.

– Chỉ tiêu 4_Ký hiệu hóa đơn: Là ký hiệu trên hóa đơn của Quý doanh nghiệp.

– Chỉ tiêu 5_Tổng số: Không cần phải nhập (Phần mềm tự tính)

– Chỉ tiêu 6, 7_Số tồn đầu kỳ (Từ số – Đến số): Nhập dạng số

– Chỉ tiêu 8, 9_Số mua/ phát hành trong kỳ (Từ số – Đến số): Nhập dạng số.

– Chỉ tiêu 10, 11, 12: Phần mềm sẽ tự động cập nhật

– Chỉ tiêu 13_Số lượng đã sử dụng: Trong kỳ Quý doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu thì nhập vào tương ứng.

– Chỉ tiêu 14, 16, 18_Số lượng: Không phải nhập.

– Chỉ tiêu 15, 17, 19_Số: Các bạn nhập Số hóa đơn xóa bỏ, mất, hủy và các số này phải nằm trong khoảng chỉ tiêu {[10], [11]} và không được trùng nhau, không giao nhau.

– Cột sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ:

Nếu trong kỳ các bạn xóa bỏ, mất, hủy nhiều hóa đơn nhưng các số này không liên tiếp thì các bạn phải viết dấu chấm phẩy (;) vào giữa các số.
Nếu là các số liên tiếp trong 1 khoảng thì kê khai dưới dạng khoảng và sử dụng dấu trừ (-)

– Tồn cuối kỳ: Các chỉ tiêu: 20, 21, 22: Sẽ tự động cập nhật.

>> Xem thêm: Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng chính xác và đầy đủ

Trên đây là các hướng dẫn sơ bộ về cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Quý khách hàng có thắc mắc hoặc muốn biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ tổng đài tư vấn pháp luật – kế toán thuế miễn phí của chúng tôi.