Hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong hoạt động kinh doanh đối với chủ thể kinh doanh vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể biết về những nguyên tắc lập hóa đơn.
Sau đây, LawKey sẽ giải đáp thắc mắc và chia sẻ kiến thức về nguyên tắc lập hóa đơn bán hàng, dịch vụ.
Căn cứ pháp lý:
- Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP Ngày 14/5/2010 và Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 sửa đổi Thông tư 156/2013/TT-BTC, 111/2013/TT-BTC, 219/2013/TT-BTC, 08/2013/TT-BTC, 85/2011/TT-BTC, 39/2014/TT-BTC và Thông tư số 78/2014/TT-BTC để cải cách, đơn giản thủ tục hành chính về thuế.
- Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 hướng dẫn thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Những nguyên tắc lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ:
1. Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT
Doanh nghiệp phải lập hóa đơn với:
- Nội dung trên hóa đơn đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Không được tẩy xóa, sửa chữa;
- Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ;
- Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn.
Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên với nội dung thống nhất trên các liên có cùng một số và phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn
2.1. Tiêu thức “Ngày, tháng, năm,”
Ngày lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua hoặc ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
2.2. Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán / người mua”
Doanh nghiệp ghi tên đầy đủ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Trường hợp tên doanh nghiệp, địa chỉ quá dài, doanh nghiệp được viết tắt một số danh từ thông dụng (như: “Phường” thành “P”; “Cổ phần” thành “CP”, “khu công nghiệp” thành “KCN”,…). Tuy nhiên, phải đảm bảo xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200 ngàn đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
Trường hợp đặt in hóa đơn, doanh nghiệp phải in sẵn tên, mã số thuế của mình trên tờ hóa đơn hoặc tên doanh nghiệp ở phía trên bên trái tờ hóa đơn của các đơn vị trực thuộc (chi nhánh, địa điểm kinh doanh) nếu có. Khi sử dụng, các đơn vị trực thuộc sẽ tự ghi vào tiêu thức “tên, mã số thuế, địa chỉ người bán hàng”.
2.3. Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”
Doanh nghiệp ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống. Nếu hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính có phần còn trống thì không phải gạch chéo. Trường hợp doanh nghiệp quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã và tên hàng hóa.
*Doanh nghiệp cần lưu ý một số trường hợp đặc biệt sau:
– Đối với hàng hóa, dịch vụ không chịu hoặc được miễn thuế GTGT: doanh nghiệp chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất, số thuế GTGT không ghi và gạch bỏ.
– Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại: trên hóa đơn ghi tên và số lượng hàng hóa, ghi rõ là hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.
– Đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ: trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.
– Đối với hàng hóa, dịch vụ áp dụng hình thức chiết khấu thương mại: trên hóa đơn ghi giá bán đã chiết khấu, thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT
2.4. Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”
Đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp phải ký tên, đóng dấu vào tiêu thức này. Có thể ủy quyền bằng văn bản cho người bán trực tiếp ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào phía trên bên trái tờ hóa đơn. Trường hợp doanh nghiệp ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn, phải ghi tên và đóng dấu của doanh nghiệp phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
2.5. Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”
Khi người mua không mua hàng trực tiếp thì không nhất thiết phải ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Nhưng doanh nghiệp phải ghi rõ bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX vào tiêu thức này trên hóa đơn. Trường hợp lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.
2.6. Đồng tiền ghi trên hoá đơn
Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam. Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
Ví dụ: 5.000 USD – Năm nghìn đô la Mỹ. Đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn. Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
Lưu ý: Doanh nghiệp khi lập hóa đơn không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT. Ví dụ: 1.139.980 đồng không được làm tròn thành 1.140.000 đồng.
3. Xử lý đối với hóa đơn khi lập sai
Trường hợp hóa đơn bị lập sai và chưa giao cho người mua: doanh nghiệp gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
Trường hợp hóa đơn bị lập sai và đã giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc trường hợp đã giao nhưng các bên chưa kê khai thuế: phải lập biên bản thu hồi hóa đơn. Doanh nghiệp gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
Trường hợp hóa đơn bị lập sai và đã giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, doanh nghiệp và người mua đã kê khai thuế: các bên phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Đồng thời doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh sai sót, ghi rõ các nội dung điều chỉnh. Theo đó, các bên kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Lưu ý: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ sai sót, đồng thời ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Xem thêm: Hóa đơn lập sai sót xử lý thế nào?
Các nguyên tắc lập hóa đơn trong hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần
Trên đây là nội dung mà LawKey giải đáp thắc mắc về những nguyên tắc lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
