1. Kiểm tra, rà soát, xem xét toàn bộ hồ sơ liên quan tới năm quyết toán.
Vào cuối năm, Cơ quan thuế sẽ lên danh sách những DN năm tới thuộc diện phải thanh tra, quyết toán thuế. Khi có danh sách chính thức, Cơ quan thuế sẽ thông báo cho bạn sơ qua về kế hoạch, nội dung quyết toán. Như vậy, khi nhận được thông tin này. Các bạn cần làm gì?
Bạn cần kiểm tra, rà soát, xem xét lại toàn bộ hồ sơ Quyết toán thuế theo nội dung kiểm tra của Cơ quan thuế. Có thể sẽ xảy ra trường hợp sau:
Trường hợp 1: Nếu hồ sơ không đạt theo nội dung kiểm tra của Cơ quan thuế, thiếu nhiều giấy tờ và còn nhiều sai sót, bạn cần một thời gian dài để sửa và bổ sung những hồ sơ chứng từ còn thiếu. Cách duy nhất để bạn có thể kéo dài thời gian quyết toán thuế là trao đổi (nói chuyện) với đội kiểm tra thuế của mình để nhờ họ đẩy lịch quyết toán của mình xuống.
Trường hợp 2: Nếu hồ sơ hoàn thiện tốt, hãy hoàn thiện nốt những hồ sơ chứng từ còn thiếu và đóng gói cẩn thận thành từng mục và sẵn sàng tiếp đón đoàn thuế.
Nếu hồ sơ quyết toán thuế đúng pháp luật, việc kiểm tra sẽ nhanh chóng, gọn nhẹ, không tốn quá nhiều thời gian.
Xem thêm: Có phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi chuyển đổi lọai hình Công ty
2. Có thái độ hợp tác
Thông thường, trước khi vào quyết toán thuế tại DN, cán bộ thuế (Cán bộ đoàn thanh tra, kiểm tra,…) sẽ gửi cho bạn một danh sách gồm những bảng biểu và yêu cầu bạn làm. Bạn cần phải có thái độ hợp tác và thể hiện các kĩ năng cần thiết trong trường hợp này.
Phải luôn vui vẻ và nhận lời, dù vui hay không vui (Thích hay không thích).
Theo nguyên tắc “dễ làm trước, khó làm sau”, bạn sẽ xem những mẫu biểu nào dễ, hoàn thiện nhanh, ít sai sót nhất thì làm và gửi trước; những vấn đề khó làm, nhạy cảm sẽ gửi sau. Hoặc khi bạn cần kéo dài thời gian gửi biểu mẫu, bạn cần có những lí do, chẳng hạn như đi công tác, gia đình có việc đột suất, người nhà vừa mới mất,…
Và bạn luôn phải nghe điện thoại của Cán bộ thuế để tránh những ác cảm, ấn tượng không tốt, và từ đó sẽ tránh được những khó khăn trong công việc quyết toán sau này. Bạn cũng cần nhớ rằng, khi bạn gửi càng nhanh và càng đầy đủ, cán bộ thuế sẽ càng soi thấy nhiều lỗi của bạn. (Càng có nhiều dữ liệu, càng dễ đối chiếu, càng tìm nhiều lỗi, nếu các bạn không có kinh nghiệm soát hồ sơ).
Xem thêm: Thủ tục hoàn thành nghĩa vụ thuế khi giải thể trong Công ty cổ phần
3. Cung cấp hồ sơ giấy tờ khi Quyết toán thuế
Khi đoàn Quyết toán thuế xuống làm việc tại DN, hãy để đoàn làm việc tại một phòng riêng biệt, và đặc biệt, không để toàn bộ hồ sơ sổ sách kế toán tại phòng này. Bạn sẽ phải cung cấp các tài liệu cần thiết để cán bộ hoàn thành công việc kiểm tra nhanh chóng.
Khi cán bộ thuế yêu cầu hồ sơ, hầu hết họ sẽ yêu cầu cả bản cứng và bản mềm copy vào USB. Bạn hãy tìm một lý do để hạn chế nhất việc gửi bản mềm cho họ. Vì khi có bản mềm, cán bộ thuế rất dễ kiểm tra và phát hiện ra những sai sót của bạn. Đối với bản cứng, không nên đưa ngay hồ sơ cho họ. Bạn có thể nói “đợi em đi photo bản này cho Anh/Chị vì sếp của em không cho phép mang bản gốc đi”.
4. Trả lời cán bộ thuế
Trong khi tiến hành việc kiểm tra, cán bộ thuế sẽ hỏi bạn một số câu hỏi. Bạn cần phải trả lời ngay, đúng sự thật. Câu hỏi nào biết, thì bạn phải trả lời đúng sự thật. Câu hỏi nào không biết thì bạn cần phải có thời gian xem lại sổ sách và chuẩn bị câu trả lời đúng, hợp lý. Và chính lúc này bạn cần phải thể hiện những kĩ năng khéo léo của mình để đưa ra lý do hợp lý và bạn có thể xem lại sổ sách. Không nên vội vàng trả lời các câu hỏi của cán bộ thuế, bạn cần phải suy nghĩ và đưa ra câu trả lời thật hợp lý, dù bạn đã biết hay chưa biết câu trả lời.
5. Đọc lại biên bản trước khi đặt bút ký
Sau vài ngày làm việc tại trụ sở của DN, đoàn kiểm tra thuế sẽ có biên bản tạm thời và thông báo cho đơn vị tại văn phòng. Trước khi bạn và Giám đốc đặt bút ký, hãy đọc lại toàn bộ biên bản xem những chi phí gì, lúc này bạn hãy nhẹ nhàng phân tích vì sao đơn vị bạn lại đưa chi phí đó vào và nhờ cán bộ thuế bỏ ra.
Chú ý: Đối với thuế TNDN (thu nhập doanh nghiệp) có 4 điều kiện
– Phục vụ hoạt động sản xuất KD (Cái này bạn cần giải thích hợp tình hợp lý đúng luật);
– Có hóa đơn,chứng từ hợp lý, hợp pháp;
– Có chứng từ thanh toán không đùng tiền mặt (Hóa đơn chi trên 20 triệu đồng…);
– Và không có trong những điểm Không được trừ (Phần này nếu chi thuộc điểm này thì khả năng cao không thể xin được).
Khi các bạn hiểu bản chất những lời giải trình của bạn thể hiện bằng lời nói thì rất dễ. Còn khi đã ký vào biên bản thì bạn phải giải trình bằng công văn gửi lên đội kiểm tra thuế.
6. Giải trình sau khi có biên bản ghi nhận số liệu
Các bạn cần sắp xếp các câu hỏi, nội dung cần trả lời, giải trình bằng công văn. Khi giải trình cần lưu ý, bạn phải trả lời đúng câu hỏi, có trích dẫn văn bản kèm theo đối với từng khoản mục chi phí. Hãy lưu ý giải trình theo định hướng hợp tình hợp lý và tránh những chi phí không cần thiết.
7. Nộp tiền thuế, tiền phạt khi có biên bản, quyết định phạt cuối cùng.
Khi có biên bản, quyết định cuối cùng, bạn cần phải sắp xếp kế hoạch tài chính để đi nộp. Không nên để cơ quan thuế ra thông báo cưỡng chế nợ thuế. Vì việc này có thể sẽ ảnh hưởng tới các mức phạt của bạn sau này.
Trên đây, Mình vừa chia sẻ những nguyên tắc khi Quyết toán thuế tại doanh nghiệp mà rất nhiều năm, nhiều cuộc quyết toán thuế chúng tôi mới có thể rút ra kinh nghiệm này. Bài viết có thể phần nào giúp các bạn Kế toán, chủ doanh nghiệp trong việc Quyết toán thuế.
Xem thêm: Kế toán thuế làm những việc gì trong doanh nghiệp?
