Lưu ý hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định pháp luật

• Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo đúng các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn.
• Doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử dụng hóa đơn GTGT, kể cả trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
• Tuy nhiên khi doanh nghiệp xuất hóa đơn giá trị gia tăng phải hợp lý, chặt chẽ và đúng nguyên tắc theo quy định của luật và cơ quan tài chính thì hóa đơn đó mới được cơ quan thuế chấp nhận.

Các chứng từ đối với một hoá đơn GTGT mua vào hoặc bán ra

• Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa (Hợp đồng mua bán hàng hoá), trong trường hợp Hợp đồng không ghi chi tiết danh mục các mặt hàng bán ra, cần có Phụ lục Hợp đồng ghi chi tiết danh mục hàng hoá mua vào hoặc bán ra;
• Phiếu xuất kho; phiếu nhập kho đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
• Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.

Lưu ý khác

• Các văn bản và chứng từ nêu trên đều phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo đúng qui định của pháp luật.
• Chỉ xuất hoá đơn đối với các hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh đã được đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu tư, hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Khi xuất hóa đơn, phải ghi đúng mức thuế xuất áp dụng theo quy định của Bộ tài chính đối với những hàng hóa, dịch vụ đó. Đặc biệt doanh nghiệp cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn, nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao.

Ví dụ như ở một doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh vận tải trong thời kỳ được giảm thuế giá trị gia tăng cho hoạt động vận tải từ 10% xuống còn 5%. Nếu hóa đơn ghi là dịch vụ vận tải thì sẽ được hưởng mức thuế suất là 5% nhưng nếu ghi là cho thuê xe thì mức thuế suất sẽ lại là 10%.

Một thao tác nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm tra bạn hàng, doanh nghiệp có thể vào trang web của Sở Kế hoạch và đầu tư và vào website của Tổng cục thuế (www.gdt.gov.vn) để kiểm tra đối tác hoạt động trong lĩnh vực nào và tình trạng hoạt động của đối tác.

Hóa đơn đầu vào

Để đủ điều kiện khấu trừ và đáp ứng các yêu cầu của pháp luật thuế hiện hành, doanh nghiệp cần phải lưu ý đặc biệt dối với hóa đơn giá trị tăng đầu vào của doanh nghiệp.

Hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20 triệu trở lên

Điều kiện bắt buộc với hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu là phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Một số lưu ý cụ thể:

Hóa đơn được thanh toán làm nhiều lần

Khi thanh toán nhiều lần hóa đơn đó, tất cả các lần đều phải chuyển khoản qua Ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên. Trường hợp nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn vào tiền hàng, yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại cho nhà cung cấp qua Ngân hàng. Nếu không, phần tiền mặt đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng trong hóa đơn mua vào.

Đối với hóa đơn mua cùng trong một ngày

Có thể trong cùng một ngày mua liên tiếp hàng hóa của một đơn vị, nhưng chia nhỏ ra làm nhiều hóa đơn giá trị gia tăng giá trị dưới 20 triệu đồng, để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng. Do đó cần phải để ý khi nhận hóa đơn của một đơn vị trong một ngày, cần rà soát, tránh trường hợp số tiền mua bán có vượt quá 20 triệu đồng.

Chuyển tiền qua ngân hàng

Có thể hiểu việc chuyển tiền qua ngân hàng với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên là việc chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng của công ty mình sang tài khoản ngân hàng của công ty đối tác. Tài khoản chuyển khoản thanh toán phải được đăng ký theo mẫu 08 với cơ quan thuế theo qui định tại Điều 15, Thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 18/12/2013.

Thời điểm thanh toán

Nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng và người mua hàng chưa trả tiền, thì vẫn được kê khai thuế giá trị gia tăng khấu trừ bình thường.

Nếu đến thời hạn quyết toán, thời hạn thanh toán đã hết mà vẫn chưa thanh toán thì phần thuế giá trị gia tăng này bị loại ra và không được khấu trừ.

Khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với tài sản cố định

Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống (trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng, thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó sẽ không được khấu trừ. Nhưng nếu có ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ.

Hóa đơn thuê văn phòng, trụ sở

Nhiều doanh nghiệp thuê văn phòng là các căn hộ, nhà của các cá nhân không phát hành hóa đơn giá trị gia tăng. Do đó bên cho thuê phải lên cơ quan thuế mua hóa đơn bán hàng để phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp và nộp các loại thuế, bao gồm cả thuế giá trị gia tăng.

Đối với loại hóa đơn này không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, tuy nhiên một số kế toán ở một số đơn vị nhìn thấy trong bảng tính thuế của cơ quan thuế thì có phần thuế giá trị gia tăng nên lập vào bảng kê chứng từ. Loại thuế này sẽ bị loại bỏ khi quyết toán.

Hóa đơn đã kê khai năm trước năm sau hạch toán

Đối với hóa đơn nếu đã kê khai trên tờ khai của năm nay, nhưng lại không đưa vào hạch toán của năm nay mà lại sang năm sau, thì giá trị gia tăng của hóa đơn của năm đó sẽ không được khấu trừ.

Xử lý tình huống khi bị mất hóa đơn đầu vào

Trường hợp doanh nghiệp mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào thì phải photo lại, và xin xác nhận sao y bản chính của công ty xuất hóa đơn. Tuy vậy, phần thuế giá trị gia tăng của hóa đơn bị mất này sẽ không được khấu trừ.

Tra cứu thông tin hóa đơn của đối tác

Một thao tác nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm tra việc phát hành hóa đơn của bạn hàng, doanh nghiệp đối tác là kiểm tra tại trang web: www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

Trong mọi trường hợp doanh nghiệp không được mua bán hoá đơn, nếu vi phạm tuỳ theo mức độ sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Xem thêm: Cách viết hóa đơn chính xác và đầy đủ

Bài viết trên cung cấp một số lưu ý hóa đơn giá trị gia tăng. Hãy liên hệ với dịch vụ kế toán TaxKey để được tư vấn kỹ hơn các vấn đề kế toán, thuế của bạn.