Tạo hóa đơn trực tiếp từ máy tính tiền

Hóa đơn trực tiếp in từ máy tính tiền là một trong những giải pháp tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp. Tuy vậy, tạo hóa đơn như thế nào mới đúng quy định của pháp luật?

Chìa khóa pháp luật xin được gửi đến Quý doanh nghiệp một số quy định của pháp luật về tạo hóa đơn trực tiếp từ máy tính tiền.

Tạo hóa đơn trực tiếp từ máy tính tiền như thế nào

Các quy định về tạo hóa đơn trực tiếp từ máy tính tiền được nêu chi tiết tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, cụ thể như sau:

Nguyên tắc tạo hóa đơn trực tiếp từ máy tính tiền 

Tổ chức, doanh nghiệp sử dụng máy tính tiền khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ để in và xuất hóa đơn cho khách hàng thì hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền phải có các chỉ tiêu và đảm bảo các nguyên tắc sau: 

1. Tên, địa chỉ, mã số thuế của cơ sở kinh doanh (người bán); 

2. Tên cửa hàng, quầy hàng thuộc cơ sở kinh doanh (trường hợp có nhiều cửa hàng, quầy hàng); 

3. Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT; 

4. Tên nhân viên thu ngân, số thứ tự của phiếu (là số nhảy liên tục), ngày, giờ in hóa đơn. 

5. Hóa đơn in từ máy tính tiền phải giao cho khách hàng. 

6. Dữ liệu hóa đơn in từ máy tính tiền phải được chuyển đầy đủ, chính xác vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và khai thuế giá trị gia tăng theo quy định. Trường hợp cơ sở kinh doanh có hành vi vi phạm không kết chuyển đủ dữ liệu bán hàng từ phần mềm tự in hóa đơn vào sổ kế toán để khai thuế (tức thiếu doanh thu để trốn thuế) thì doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật về thuế. 

Nghĩa vụ của các chủ thể sử dụng hóa đơn trực tiếp in từ máy tính tiền

Tổ chức, doanh nghiệp sử dụng máy tính tiền khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn kèm theo hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý, không phải đăng ký trước số lượng phát hành. 

Kể từ ngày 01/06/2014, tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền thực hiện gửi đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp đề nghị sử dụng hóa đơn tự in, đặt in.

Người nộp thuế (bao gồm cả tổ chức và cá nhân) kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, siêu thị và một số hàng hóa, dịch vụ khác có sử dụng hệ thống máy tính tiền, hệ thống cài đặt phần mềm bán hàng để thanh toán thì thực hiện kết nối với cơ quan thuế để gửi thông tin cho cơ quan thuế theo lộ trình triển khai của cơ quan thuế.

Thông báo phát hành hóa đơn đối với hóa đơn trực tiếp từ máy tính tiền

Thông báo phát hành hóa đơn có một số nội dung bắt buộc như sau:

Các nội dung phải có trên Thông báo phát hành hóa đơn

Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm:

1. Tên đơn vị phát hành hoá đơn,

2. Mã số thuế

3. Địa chỉ

4. Điện thoại

5. Các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…))

6. Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in)

7. Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn (đối với hoá đơn tự in)

8. Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử (đối với hoá đơn điện tử)

9. Ngày lập Thông báo phát hành

10. Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị. 

>> Xem thêm: Thông báo phát hành hóa đơn lần đầu trong Công ty cổ phần

Thủ tục gửi Thông báo phát hành hóa đơn

Bước 1: Lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn 

Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải lập và gửi Thông báo phát hành hoá đơn kèm theo hoá đơn mẫu đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp, chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Cách thức thực hiện:

– Trực tiếp tại trụ sở cơ quan Thuế;

– Hoặc gửi qua hệ thống bưu chính;

– Hoặc gửi bằng văn bản điện tử qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ

Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận số lượng tài liệu trong hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.

Trường hợp hồ sơ được gửi qua đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.

Trường hợp hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận hồ sơ do cơ quan thuế thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.

Bước 3: Cơ quan Thuế xử lý hồ sơ

Cơ quan Thuế xử lý hồ sơ và không phải trả kết quả cho người nộp thuế.

Trường hợp Thông báo phát hành hoá đơn do tổ chức kinh doanh gửi đến không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức kinh doanh biết.

>> Xem thêm: Khắc phục thông báo phát hành hóa đơn có sai sót

Trên đây là một số ý kiến tư vấn của LawKey – Chìa khóa pháp luật. Nếu có câu hỏi nào cần làm rõ, hãy gọi ngay đến tổng đài tư vấn của chúng tôi để được tư vấn miễn phí.