Thời điểm xuất hoá đơn hợp lệ theo quy định mới của pháp luật

Thời điểm xuất hoá đơn hợp lệ theo quy định mới của pháp luật. Các nguyên tắc xuất hóa đơn. Các mức phạt do vi phạm thời điểm xuất hóa đơn. Đây là những vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm để tránh sai sót.

Lập hóa đơn như thế nào mới hợp lệ?

Nguyên tắc lập hóa đơn

Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành quy định về nguyên tắc lập hóa đơn như sau:

Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn giá trị gia tăng

Thời điểm xuất hóa đơn hợp lệ

Ngày xuất hóa đơn là ngày nào?

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.

Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.

Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Ngày lập hóa đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

Lỗi sai dễ mắc phải khi lập hóa đơn của các doanh nghiệp

Doanh nghiệp thường mắc những sai lầm sau:

– Doanh nghiệp xuất kho giao hàng (hàng hữu hình) nhưng nhiều ngày sau mới lập hóa đơn tài chính giao cho bên mua.

– Doanh nghiệp xuất kho giao hàng nhiều lần trong tháng nhưng cuối tháng mới lập hóa đơn GTGT cho người mua.

– DN bán hàng thống nhất với bên mua là giao hàng nhiều đợt, cho đến khi nào hết hàng thì bên bán lập hóa đơn một lần. Lúc này sẽ xảy ra các trường hợp:

  + Bên bán giao hết hàng cho bên mua và cuối tháng đó xuất hóa đơn;

  + Bên bán giao hết hàng cho bên mua và sang tháng sau mới xuất hóa đơn (lệch tháng)

– Doanh nghiệp lập hóa đơn trước cho bên mua để bên mua về làm các thủ tục giải ngân (thanh toán) còn hàng thì giao vào tháng sau, v.v…

>> Xem thêm: Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng chính xác và đầy đủ

Quy định về xử phạt khi doanh nghiệp xác định sai thời điểm xuất hóa đơn

– Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm. Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

– Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định.

>> Xem thêm: Cách hủy hóa đơn giá trị gia tăng

Trên đây là các hướng dẫn sơ bộ của LawKey về thời điểm xuất hóa đơn hợp lệ. Quý khách hàng có thắc mắc hoặc muốn biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ tổng đài tư vấn miễn phí để được giải đáp kĩ hơn.