Hóa đơn điện tử hợp pháp là gì?

Hóa đơn điện tử hợp pháp là gì? là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm. Để trả lời cho câu hỏi này, chúng ta phải nghiên cứu thật kỹ các quy định có liên quan đến hóa đơn điện tử. Và một hóa đơn điện tử coi là hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1. Hóa đơn điện tử đáp ứng quy định tại khoản 5 Điều 4, các Điều 6, 7, 8 Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Đối với điều kiện này, chúng ta có thể phân tích cụ thể như sau:

1.1. Các nguyên tắc áp dụng đối với hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế 

Theo quy định tại khoản 5 Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

• Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
• Không bắt buộc có chữ ký số;
• Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

1.2. Đảm bảo các nội dung của hóa đơn điện tử

Một hóa đơn hợp pháp cần phải đảm bảo các nội dung của hóa đơn được quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, trừ một số trường hợp pháp luật có quy định khác. Cụ thể bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
• Tổng số tiền thanh toán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Lưu ý: Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể các nội dung hóa đơn điện tử và các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ những nội dung trên.

Xem thêm: Những nội dung không bắt buộc có trên hóa đơn GTGT

Cách viết một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn GTGT

1.3. Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm này được quy định cụ thể tại Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, theo đó:

Một là, hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa:

Thời điểm lập hóa đơn trong trường hợp này là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Hai là, hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ:

Thời điểm lập hóa đơn trong trường hợp này được xác định là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Lưu ý:

• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
• Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và nội dung quy định tại Điều này.

1.4. Định dạng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Bộ Tài chính quy định cụ thể về định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

2. Hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Trên đây là bài tư vấn của Chìa khóa pháp luật gửi đến bạn đọc. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn pháp lý hoặc được cung cấp các dịch vụ kế toán thuế.