Thủ tục kê khai chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp là gì

Tìm hiểu về chủ sở hữu hưởng lợi

Khái niệm chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp là cá nhân có quyền sở hữu trên thực tế đối với vốn điều lệ hoặc có quyền chi phối đối với doanh nghiệp. Đây là quy định mới được bổ sung nhằm tăng tính minh bạch trong quản lý doanh nghiệp, phòng chống việc che giấu chủ sở hữu thực sự thông qua cá nhân, tổ chức trung gian.

Doanh nghiệp có nghĩa vụ thu thập, cập nhật, lưu giữ thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi và cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi được yêu cầu.

Xem thêm: Phân biệt giữa chủ sở hữu hưởng lợi và người đại diện theo pháp luật

Ai là chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

Căn cứ tại Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp là cá nhân thuộc một trong các trường hợp sau:

– Cá nhân sở hữu trực tiếp từ 25% vốn điều lệ trở lên của doanh nghiệp

– Cá nhân sở hữu trực tiếp từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp

– Cá nhân sở hữu gián tiếp từ 25% vốn điều lệ hoặc từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên thông qua tổ chức khác

– Cá nhân có quyền chi phối việc thông qua các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp, như bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên, người đại diện theo pháp luật, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc

– Cá nhân có quyền chi phối việc sửa đổi Điều lệ, thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức lại hoặc giải thể doanh nghiệp

Như vậy, chủ sở hữu hưởng lợi không chỉ là người đứng tên trực tiếp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, người không đứng tên nhưng có quyền kiểm soát thực tế hoặc hưởng lợi cuối cùng từ doanh nghiệp vẫn có thể được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi.

Doanh nghiệp nào phải kê khai chủ sở hữu hưởng lợi

Doanh nghiệp có tư cách pháp nhân khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp phải rà soát và kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi nếu có.

Các loại hình doanh nghiệp thường phát sinh nghĩa vụ kê khai gồm:

– Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

– Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên

– Công ty cổ phần

– Công ty hợp danh

Đối với doanh nghiệp được thành lập trước ngày 01/7/2025, việc bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi được thực hiện tại thời điểm doanh nghiệp làm thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất, trừ trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu bổ sung thông tin sớm hơn.

Khi nào phải kê khai chủ sở hữu hưởng lợi

Doanh nghiệp cần kê khai hoặc cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi trong các trường hợp sau:

Khi thành lập doanh nghiệp mới

Khi thành lập công ty TNHH, công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh, người thành lập doanh nghiệp phải kê khai danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp nếu có.

Thông tin này được kê khai cùng hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp theo từng loại hình tương ứng.

Khi thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

Doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi hoặc thay đổi tỷ lệ sở hữu đã kê khai.

Các trường hợp thường gặp gồm:

– Thay đổi tỷ lệ vốn góp, tỷ lệ cổ phần có quyền biểu quyết

– Chuyển nhượng phần vốn góp, chuyển nhượng cổ phần làm thay đổi người sở hữu từ 25% trở lên

– Thay đổi thông tin cá nhân của chủ sở hữu hưởng lợi

– Thay đổi cơ cấu sở hữu gián tiếp thông qua tổ chức khác

– Thay đổi người có quyền chi phối doanh nghiệp trên thực tế

Khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/7/2025, khi làm thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất, doanh nghiệp cần đồng thời rà soát và bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi nếu thuộc trường hợp phải kê khai.

Hồ sơ, trình tự thủ tục kê khai chủ sở hữu hưởng lợi 

Tìm hiểu về hồ sơ, thủ tục kê khai chủ sở hữu hưởng lợi

Hồ sơ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

Tùy từng trường hợp, hồ sơ kê khai hoặc thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi có thể gồm:

– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

– Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

– Kê khai thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

– Các giấy tờ liên quan đến việc thay đổi thành viên, cổ đông, tỷ lệ sở hữu hoặc quyền chi phối nếu có

– Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục nếu doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác nộp hồ sơ

Trình tự thủ tục kê khai chủ sở hữu hưởng lợi 

Bước 1: Rà soát cơ cấu sở hữu của doanh nghiệp

Bước 2: Xác định cá nhân là chủ sở hữu hưởng lợi

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ kê khai

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo đúng biểu mẫu ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.

Bước 4: Nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Bước 5: Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận và cập nhật thông tin

Thời hạn xử lý hồ sơ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi

Căn cứ tại Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi có thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai, doanh nghiệp phải thông báo trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cập nhật dữ liệu vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 01 ngày làm việc.

Xem thêm: Pháp luật quy định về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

Nếu Quý khách hàng cần tư vấn xác định chủ sở hữu hưởng lợi, soạn hồ sơ kê khai hoặc thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, LawKey sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn pháp lý phù hợp với từng trường hợp cụ thể.