Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi bị mất, rách, hỏng

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Tìm hiểu về Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp

Khái niệm giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp 

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản do Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp, ghi nhận các thông tin đăng ký cơ bản của doanh nghiệp.

Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

– Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp

– Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

– Thông tin người đại diện theo pháp luật, chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh hoặc thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn theo từng loại hình doanh nghiệp

– Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân

Đây là giấy tờ pháp lý quan trọng, thường được sử dụng khi doanh nghiệp thực hiện các giao dịch với ngân hàng, đối tác, cơ quan nhà nước hoặc thực hiện các thủ tục hành chính có liên quan.

Xem thêm: Phân biệt Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Khi nào doanh nghiệp được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ tại Khoản 2 Điều 27 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: “Trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị mất, bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại dưới hình thức khác, doanh nghiệp được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và phải nộp lệ phí theo quy định của pháp luật”

Căn cứ tại Điều 62 Nghị định 168/2025 NĐ-CP quy định: “Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp bản giấy Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh, Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có nhu cầu được cấp lại các Giấy trên do bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác, doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị cấp lại đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đặt trụ sở. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét cấp lại trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị”

Như vậy, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị mất

– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị rách, nát

– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị cháy

– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị hư hỏng, mờ, không còn nguyên vẹn

– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị tiêu hủy dưới hình thức khác

Phân biệt cấp lại và thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ thủ tục cấp lại và thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được thực hiện khi giấy chứng nhận cũ bị mất, rách, hỏng, cháy, nát hoặc bị tiêu hủy nhưng nội dung đăng ký doanh nghiệp không thay đổi.

Trong khi đó, đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được thực hiện khi doanh nghiệp thay đổi một trong các thông tin ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, ví dụ:

– Thay đổi tên doanh nghiệp

– Thay đổi địa chỉ trụ sở chính

– Thay đổi vốn điều lệ

– Thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân

– Thay đổi thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn

– Thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật

Do đó, nếu doanh nghiệp chỉ bị mất, rách hoặc hỏng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà không thay đổi nội dung đăng ký thì chỉ cần thực hiện thủ tục cấp lại.

Hồ sơ, trình tự thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp

Tìm hiểu về hồ sơ, trình tự thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp

Hồ sơ cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Hồ sơ cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi bị mất, rách, hỏng gồm:

– Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo Mẫu số 26 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC

– Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác thực hiện thủ tục

– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền trong trường hợp cần thiết theo quy định

– Tài liệu chứng minh việc ủy quyền cho tổ chức, đơn vị dịch vụ hoặc đơn vị bưu chính nếu hồ sơ được nộp thông qua các chủ thể này

Trường hợp người đại diện theo pháp luật trực tiếp thực hiện thủ tục thì doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo đúng biểu mẫu.

Trình tự thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp lại

Doanh nghiệp chuẩn bị Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo Mẫu số 26 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.

Trong giấy đề nghị, doanh nghiệp cần ghi rõ thông tin doanh nghiệp, loại giấy tờ đề nghị cấp lại và lý do cấp lại, ví dụ: bị mất, bị rách, bị hư hỏng, bị cháy hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Hồ sơ có thể được nộp theo một trong các phương thức sau:

– Nộp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

– Nộp qua dịch vụ bưu chính

– Nộp qua mạng thông tin điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh kiểm tra nội dung văn bản đề nghị cấp lại của doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu sửa đổi, bổ sung theo quy định.

Bước 4: Nhận kết quả

Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp lại theo phương thức đã đăng ký khi nộp hồ sơ.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp lại có giá trị pháp lý để doanh nghiệp tiếp tục sử dụng trong quá trình hoạt động, giao dịch và thực hiện các thủ tục hành chính có liên quan.

Xem thêm: Trình tự, thủ tục hủy bỏ quyết định thu hồi và khôi phục Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Thời hạn giải quyết thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Theo Điều 62 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

Đây là thủ tục có thời hạn xử lý ngắn vì không làm thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp mà chỉ cấp lại giấy chứng nhận đã được cấp trước đó.

Lệ phí cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Theo khoản 2 Điều 27 Luật Doanh nghiệp 2020, trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị mất, bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại dưới hình thức khác, doanh nghiệp được cấp lại và phải nộp lệ phí theo quy định pháp luật.

Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, lệ phí đăng ký doanh nghiệp, bao gồm cấp mới, cấp lại, thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 50.000 đồng/lần.

Tuy nhiên, trong giai đoạn từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026, mức thu lệ phí đăng ký doanh nghiệp được giảm 50% theo Thông tư 64/2025/TT-BTC. Do đó, trong năm 2026, nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp phải nộp lệ phí thì mức lệ phí cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 25.000 đồng/lần.

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử thì được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo Thông tư 47/2019/TT-BTC

Xem thêm: Xin cấp lại giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp

Nếu Quý khách hàng cần tư vấn, soạn hồ sơ hoặc thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, LawKey sẵn sàng hỗ trợ để quá trình thực hiện được nhanh chóng, chính xác và đúng quy định pháp luật.