Hóa Đơn Điện Tử Và Những Lưu Ý Pháp Lý Doanh Nghiệp Cần Biết

Hóa đơn điện tử

Tìm hiểu về hóa đơn điện tử

Khái niệm về hóa đơn điện tử

Căn cứ tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: “ Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế”

Theo Điều luật này, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.

Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử:

– Doanh nghiệp

– Tổ chức kinh tế

– Hộ kinh doanh

– Cá nhân kinh doanh

Đây là những đối tượng thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã được triển khai trên phạm vi toàn quốc và trở thành hình thức hóa đơn chủ yếu trong hoạt động kinh doanh.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải có các nội dung cơ bản sau:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn

– Số hóa đơn

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có)

– Tên hàng hóa, dịch vụ

– Đơn vị tính, số lượng, đơn giá

– Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng

– Thuế suất thuế giá trị gia tăng

– Tiền thuế giá trị gia tăng

– Tổng số tiền thanh toán

– Chữ ký điện tử của người bán (trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định)

– Thời điểm lập hóa đơn

Doanh nghiệp cần bảo đảm các thông tin trên được thể hiện đầy đủ, chính xác nhằm tránh các rủi ro về thuế và xử phạt vi phạm hành chính.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định như sau:

– Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

– Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể dẫn đến xử phạt theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.

Những lưu ý pháp lý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử

– Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi phát hành

– Lập hóa đơn đúng thời điểm

– Bảo quản và lưu trữ dữ liệu hóa đơn

–  Xử lý hóa đơn sai sót đúng quy định

– Không sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

Xem thêm: Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh trực tuyến mới nhất 2026 

                   Hộ kinh doanh năm 2026 có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không 

Trên đây là những quy định và lưu ý pháp lý quan trọng về hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần nắm rõ. Nếu Quý khách hàng còn vướng mắc hoặc cần tư vấn chuyên sâu về thuế, kế toán và pháp luật doanh nghiệp, hãy liên hệ với Lawkey để được hỗ trợ tư vấn nhanh chóng, chính xác và phù hợp với từng trường hợp cụ thể.