Sổ đỏ bị mất, cháy hoặc hư hỏng, cũ nát có thể gây khó khăn cho việc thực hiện các giao dịch và thủ tục liên quan đến đất đai. Vậy trường hợp nào được cấp đổi Sổ đỏ, hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì và thủ tục thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ, thủ tục cấp lại Sổ đỏ theo quy định pháp luật hiện hành.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi cấp đổi Sổ đỏ:

Theo quy định tại Mục VI phần III Quyết định 105/2026/QĐ-UBND về việc cấp đổi sổ đỏ trên địa bàn thành phố Hà Nội, người sử dụng đất khi thực hiện thủ tục cấp lại sổ đỏ bị mất, cháy, cũ nát hiện nay cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ các giấy tờ sau đây:

Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Quyết định này.

Nếu Giấy chứng nhận đứng tên hộ gia đình hoặc nhiều người đồng sở hữu, hồ sơ cần đảm bảo:

– Thông tin đầy đủ của tất cả người có quyền sử dụng đất

– Chữ ký hoặc văn bản đồng ý của các đồng chủ sử dụng (nếu pháp luật yêu cầu)

– Giấy tờ chứng minh quan hệ thành viên hộ gia đình tại thời điểm cấp sổ (nếu cần xác minh)

 Giấy tờ tùy thân của người đề nghị cấp lại

Người nộp hồ sơ cần cung cấp một trong các loại giấy tờ sau:

– Căn cước công dân (CCCD)

– Hộ chiếu (đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài)

– Giấy tờ chứng minh nhân thân hợp pháp khác theo quy định

Văn bản ủy quyền (nếu nộp hồ sơ thay)

Trường hợp người sử dụng đất không trực tiếp thực hiện thủ tục, hồ sơ cần bổ sung:

– Văn bản ủy quyền hợp pháp theo quy định pháp luật dân sự

– CCCD của người được ủy quyền

Văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định để đảm bảo giá trị pháp lý.

Tùy từng trường hợp cụ thể, có thể bổ sung các giấy tờ sau (nếu có):

– Nếu sổ đỏ bị cháy, rách, hư hỏng, cần nộp lại bản gốc để đối chiếu

– Nếu còn giữ được một phần Giấy chứng nhận thì nộp kèm để xác minh

– Nếu mất hoàn toàn thì không bắt buộc nộp, nhưng cần kê khai rõ trong đơn

Tài liệu liên quan đến thửa đất (nếu có)

– Bản sao sổ đỏ cũ (nếu còn lưu)

– Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho

– Văn bản khai nhận hoặc phân chia thừa kế

– Biên lai thuế đất, lệ phí trước bạ

– Bản đồ thửa đất hoặc trích đo địa chính

Những giấy tờ này giúp cơ quan đăng ký đất đai rút ngắn thời gian xác minh nguồn gốc và tình trạng pháp lý của đất.

Thủ tục cấp đổi Sổ đỏ:

Theo quy định pháp luật hiện hành, thủ tục cấp lại sổ đỏ bị mất, cháy, cũ nát trả qua các bước sau đây:

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ

– Người sử dụng đất nộp hồ sơ tách thửa tại Văn phòng đăng kí đất đai theo quy định.

– Cơ quan tiếp nhận kiểm tra hồ sơ và cấp Giấy tiếp nhận, hẹn trả kết quả.

– Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, yêu cầu người sử dụng đất bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

Bước 2: Kiểm tra và xác định thông tin

– Văn phòng đăng ký đất đai kiểm tra hồ sơ, đối chiếu điều kiện theo Điều 220 Luật Đất đai 2024 và quy định của Hà Nội.

– Nếu không đủ điều kiện, hồ sơ được trả lại và thông báo rõ lý do.

– Nếu đủ điều kiện, cơ quan đăng ký đất đai xác nhận thông tin vào Đơn đề nghị và Bản vẽ tách thửa.

Bước 3: Xác định nghĩa vụ tài chính

– Trường hợp phải nộp tiền, cơ quan đăng ký đất đai chuyển thông tin sang cơ quan thuế để xác định và thông báo nghĩa vụ tài chính.

– Người sử dụng đất thực hiện nghĩa vụ tài chính theo thông báo.

Bước 4: Chỉnh lý và cấp Sổ đỏ

– Cơ quan đăng ký đất đai cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.

– Thực hiện cấp đổi Giấy chứng nhận và chuyển kết quả về cơ quan tiếp nhận để trả cho người sử dụng đất.

Trường hợp Sổ đỏ đang thế chấp:

– Việc cấp đổi và trao Sổ đỏ mới được thực hiện đồng thời giữa cơ quan đăng ký đất đai, người sử dụng đất và bên nhận thế chấp; Sổ đỏ cũ đang thế chấp được nộp lại để cơ quan đăng ký đất đai quản lý.

Thời gian cấp đổi Sổ đỏ:

Không quá 05 ngày làm việc; đối với xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa và vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn: không quá 15 ngày làm việc, đối với các trường hợp:

– Đổi Sổ đỏ cấp trước ngày 01/8/2024 sang mẫu Giấy chứng nhận mới.

– Sổ đỏ bị ố, nhòe, rách hoặc hư hỏng.

– Sổ đỏ cấp chung nhiều thửa nhưng có nhu cầu cấp riêng từng thửa hoặc có thửa thuộc trường hợp phải thu hồi.

– Mục đích sử dụng đất trên Sổ đỏ không phù hợp với phân loại đất hiện hành.

– Vị trí thửa đất trên Sổ đỏ không chính xác so với thực tế sử dụng.

– Tài sản chung vợ chồng nhưng Sổ đỏ chỉ ghi tên một người, nay có nhu cầu ghi tên cả hai.

– Sổ đỏ ghi tên hộ gia đình, nay có nhu cầu ghi đầy đủ tên các thành viên có chung quyền sử dụng đất.

Trên đây là những quy định về hồ sơ, thủ tục cấp lại Sổ đỏ bị mất, cháy, hư hỏng, cũ nát theo pháp luật hiện hành. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng trình tự sẽ giúp quá trình cấp lại Giấy chứng nhận diễn ra thuận lợi, hạn chế việc phải bổ sung hoặc kéo dài thời gian giải quyết.

Nếu Quý khách hàng còn vướng mắc hoặc cần tư vấn điều kiện cấp lại Sổ đỏ, rà soát hồ sơ, thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận hoặc giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan đến đất đai, hãy liên hệ Lawkey để được đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

>>Xem thêm:Quy định về cấp đổi Giấy chứng nhận đã cấp theo Luật Đất đai 2024