Nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT

Với mỗi loại hóa đơn nói chung và hóa đơn GTGT nói riêng, pháp luật đều có những yêu cầu cụ thể. Nhất là đối với những nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT. 

1. Khái niệm

Hóa đơn giá trị gia tăng được quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

– Hoạt động vận tải quốc tế;

– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

– Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

Xem thêm: Những lưu ý về ký hiệu hóa đơn giá trị gia tăng

Mức phạt khi mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào

2. Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá tri gia tăng là một loại hóa đơn, chính vì vậy, các nội dung ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng phải bao gồm các nội dung bắt buộc như đối với một hóa đơn nói chung. Cụ thể bao gồm:

Một là, tên loại hóa đơn

Đây là tên của loại hóa đơn mà nhìn vào đó, khách hàng cũng như người mua có thể nhận diện được loại hóa đơn mình đang được sử dụng. Trong trường hợp này, tên của hóa đơn là HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG.

Trường hợp hóa đơn còn được dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH.

Hai là, ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).

– Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.

Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.

Ba là, tên liên hóa đơn

Đối với mỗi số hóa đơn thì có thể có nhiều liên. Tuy nhiên, mỗi số hóa đơn phải có ít nhất 2 liên trở lên nhưng đối đa không quá 9 liên. Trong đó:

+ Liên 1: Người bán lưu;

+ Liên 2: Giao cho người mua.

Đối với các liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

Tuy nhiên, đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền tạo, phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên. Trong đó, tổ chức, cá nhân kinh doanh giao cho người mua 2 liên: liên 2 “giao cho người mua” và một liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.

Trường hợp, tổ chức, cá nhân kinh doanh tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan nhà nước có thẩm quyền mà chỉ lập 2 liên thì tổ chức, cá nhân kinh doanh phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền mà liên 2 của hóa đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản. Khi hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định thì được sử dụng các chứng từ sau: Liên 2 hóa đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) liên quan đến tài sản phải đăng ký.

Bốn là, số thứ tự hóa đơn

Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.

Ví dụ: 0000106

Năm là, tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Sáu là, tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

Bảy là, tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ

Trường hợp tổ chức kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của công ty mẹ là Tập đoàn đa quốc gia thì chỉ tiêu đơn vị tính được sử dụng bằng tiếng Anh theo hệ thống phần mềm của Tập đoàn.

Tám là, người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn

Chín là, tên tổ chức nhận in hóa đơn

Lưu ý là đối với hóa đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.

Mười là, hình thức thể hiện trên hóa đơn

– Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Lưu ý là trong trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

– Chữ số trên hóa đơn là các số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9;

Người bán được lựa chọn:

+ Đặt dấu chấm (.) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ, nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị

+ Đặt dấu phẩy (,) phân cách số tự nhiên sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán;

– Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn

– Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hoá đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hoá đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hoá bán ra).

3. Trường hợp hóa đơn GTGT không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc

Ở các quy định trên, pháp luật đã quy định cụ thể về những nội dung bắt buộc của hóa đơn GTGT. Tuy nhiên, có những trường hợp trên hóa đơn GTGT không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc đó. Cụ thể:

– Đối với các hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in thì tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán. Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.

– Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn GTGT có đầy đủ các nội dung:

+ Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

+ Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

+ Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Trên đây là bài tư vấn của chúng tôi về “Các nội dung bắt buộc của hóa đơn giá trị gia tăng” mà chúng tôi mang đến cho bạn đọc. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, các bạn hãy liên hệ với chúng tôiđể được tư vấn  pháp lý hoặc cung cấp các dịch vụ kế toán.

Trân trọng./.