Phân biệt hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự

Đối với các thủ tục hành chính có liên quan đến yếu tố nước ngoài, các giấy tờ cần được chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự mới có giá trị sử dụng. 

Tuy nhiên, hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự có nhiều điểm tương đồng nên dễ bị nhầm lẫn. Bài viết dưới đây sẽ giúp khách hàng phân biệt hai thủ tục pháp lý này.

Căn cứ pháp lý

– Nghị định số 111/2011/NĐ-CP 

– Thông tư số 01/2012/TT-BNG 

1.Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Như vậy, có thể thấy rõ: chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự đều là việc thuộc thẩm quyền của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam; đều chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ. Tuy chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự có sự giống nhau như vậy nhưng điểm lưu ý đáng để phân biệt hai thủ tục này đó là:

– Chứng nhận lãnh sự là chứng nhận giấy tờ, tài liệu của Việt Nam. Mục đích là để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài

– Hợp pháp hóa lãnh sự là chứng nhận giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Tuy nhiên, việc chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu chứ không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ tài liệu.

>>> Xem thêm Phân biệt giữa công chứng và chứng thực theo quy định pháp luật

2.Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

– Bộ Ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.

Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan của Bộ Ngoại giao được giao thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước. Trên cơ sở xem xét nhu cầu và điều kiện cán bộ, cơ sở vật chất của từng địa phương, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định ủy quyền cho Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả. 

– Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

>>> Xem thêm Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản

3.Hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Tuy có điểm tương đồng về cơ quan có thẩm quyền giải quyết, hồ sơ xin chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự vẫn có những điểm khác biệt sau đây:

Chứng nhận lãnh sự Hợp pháp hóa lãnh sự
Hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao –       1 tờ khai chứng nhận lãnh sự (theo mẫu)

–       Giấy tờ tùy thân (chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.

–       Bản chụp giấy tờ tùy thân không phải chứng thực trong trường hợp nộp qua bưu điện

–       Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự,

–       1 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu lại tại Bộ Ngoại giao

–       1 tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu)

–       Bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp

–       1 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua bưu điện

–       Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận

–       1 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên

–       1 bản chụp các giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao

Hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài –       1 tờ khai đề nghị chứng nhận lãnh sự (theo mẫu)

–       Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp

–       1 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua bưu điện

–       Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, đã đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận

–       1 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.

–       1 tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu)

–       Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp

–       1 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua bưu điện

–       Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;

–       1 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

–       1 bản chụp các giấy tờ, tài liệu để lưu tại Cơ quan đại diện.

>>> Xem thêm  Thủ tục công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế

 

Khách hàng nói về chúng tôi

Tôi rất hài lòng về chất lượng dịch vụ tại LawKey - Chìa khóa pháp luật. Các bạn là đội ngũ luật sư, chuyên gia kế toán và tư vấn viên nhiệt thành, đầy bản lĩnh với nghề nghiệp. Chúc các bạn phát đạt hơn nữa trong tương lai.

Anh Toản - CTO Công ty CP công nghệ phân phối Flanet

Đống Đa, Hà Nội
Mình thật sự cảm ơn đội ngũ công ty luật và dịch vụ kế toán LawKey về độ nhiệt tình và tốc độ làm việc. Tôi rất an tâm và tin tưởng khi làm việc với LawKey, đặc biệt là được chủ tịch Hà trực tiếp tư vấn. Chúc các bạn phát triển thịnh vượng và đột phá hơn nữa.

Mr Tô - Founder & CEO MengCha Utd

Đống Đa, Hà Nội
Tôi đã trải nghiệm nhiều dịch vụ luật sư trong quá trình kinh doanh của mình, nhưng thực sự an tâm và hài lòng khi làm bắt đầu làm việc với các bạn LawKey: Các bạn trẻ làm việc rất Nhanh - Chuẩn - Chính xác - Hiệu quả - Đáng tin cậy. Chúc các bạn phát triển hơn nữa.    

Mr Tiến - Founder & CEO SATC JSC

Ba Đình, Hà Nội
Từ khi khởi nghiệp đến nay, tôi sử dụng rất nhiều dịch vụ tư vấn luật, tôi đặc biệt hài lòng với dịch vụ mà LawKey cung cấp cho IDJ Group. Các bạn là đội ngũ chuyên nghiệp, uy tín và hiệu quả. Chúc cho LawKey ngày càng phát triển và là đối tác quan trọng lâu dài của IDJ Group.

Mr Trần Trọng Hiếu - Chủ tịch IDJ Group

Hà Nội
Từ khi khởi nghiệp đến nay, tôi sử dụng rất nhiều dịch vụ tư vấn luật, tôi đặc biệt hài lòng với dịch vụ mà LawKey cung cấp cho IDJ Group. Các bạn là đội ngũ chuyên nghiệp, uy tín và hiệu quả. Chúc cho LawKey ngày càng phát triển và là đối tác quan trọng lâu dài của IDJ Group.

Mr Dương - CEO Dương Cafe

Hà Nội
Tại LawKey, đội ngũ của các bạn rất chuyên nghiệp. Đặc biệt, tôi rất hứng thú khi làm việc với luật sư Huy Hà và kế toán Tân Anh. Các bạn không chỉ cho thấy sự thân thiện mà còn chủ động tìm hiểu giúp đỡ tôi trong công việc. Tôi tin tưởng dịch vụ luật và kế toán của các bạn.

Mr Hưng - CEO Tư vấn du học Bạn Đồng Hành

Việt Nam

Khách hàng tiêu biểu