Thủ tục phát hành hóa đơn mới nhất theo quy định

Thủ tục phát hành hóa đơn như thế nào là đúng theo quy định của pháp luật? Đây là vướng mắc mà khá nhiều doanh nghiệp gặp phải. LawKey – Chìa khóa pháp luật xin được gửi tới Quý khách hàng hướng dẫn cơ bản về cách phát hành hóa đơn, hy vọng giải quyết phần nào băn khoăn của Quý khách hàng.

Thủ tục phát hành hóa đơn như thế nào?

Thủ tục phát hành hóa đơn được quy định cụ thể tại Thông tư 37/2017/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, theo đó:

Các bước phát hành hóa đơn như sau

Bước 1: Đề nghị sử dụng hóa đơn

Người nộp thuế phải nộp Hồ sơ đề nghị sử dụng hóa đơn gửi đến Cơ quan Thuế (CQT) trực tiếp quản lý của Doanh nghiệp.

Cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

Khi được chấp thuận, doanh nghiêjp tiến hành in hóa đơn.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ để nộp thông báo phát hành hóa đơn

Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm:

– Tên đơn vị phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại.

– Các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)).

– Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn (đối với hóa đơn tự in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (đối với hóa đơn điện tử).

– Ngày lập Thông báo phát hành.

– Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

Bước 3: Nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng

Sau 2 ngày làm việc sau khi nộp Thông báo phát hành hóa đơn, Doanh nghiệp thực hiện truy cập vào website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn  để tra cứu kết quả nộp thông báo phát hành hóa đơn.

Nếu kết quả tra cứu đúng với thông báo đã phát hành thì Doanh nghiệp đã có thể sử dụng được hóa đơn.

Nếu chưa có kết quả hoặc kết quả bị sai so với thông báo thì Doanh nghiệp cần liên hệ cơ quan thuế để xử lý.

>> Xem thêm: Thời điểm xuất hoá đơn hợp lệ theo quy định mới của pháp luật

Những lưu ý thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn

Thủ tục phát hành hóa đơn trường hợp ngân hàng, tổ chức tín dụng 

Trường hợp các ngân hàng, tổ chức tín dụng và các chi nhánh ngân hàng, tổ chức tín dụng sử dụng chứng từ giao dịch kiêm hóa đơn thu phí dịch vụ tự in thì gửi Thông báo phát hành hóa đơn kèm theo hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý, đăng ký cấu trúc tạo số hóa đơn, không phải đăng ký trước số lượng phát hành.

Hóa đơn chưa sử dụng hết 

Đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thay đổi địa chỉ kinh doanh 

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn. Gửi bảng kê hóa đơn chưa sử dụng và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng).

Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức kinh doanh phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới.

>> Xem thêm: Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chính xác nhất

Thủ tục phát hành hóa đơn

Thông báo phát hành hóa đơn

Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế, phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu

Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.

Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn.

Thời hạn gửi thông báo phát hành hóa đơn

Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.

Trên đây là các hướng dẫn về thủ tục phát hành hóa đơn. Quý khách hàng có thắc mắc hoặc muốn biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ số điện thoại tổng đài để luật sư, kế toán chúng tôi giải đáp miễn phí.