- Tiêu hủy hóa đơn là hóa đơn đó hoàn toàn biến mất, không còn tồn tại trên hệ thống thông tin.
Do đó, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử không phải là một.
Trường hợp nào phải hủy hóa đơn điện tử?
Theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021/TT-BTC, phải hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị sai sót chưa gửi cho người mua
- Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Trường hợp 2: Phát sinh việc hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước
Người bán tiến hành hủy hóa đơn điện tử bằng cách thông báo tới cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT. Sau đó thì tiến hành hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm và lập biên bản hủy hóa đơn.
Trường hợp nào phải tiêu hủy hóa đơn điện tử?
Hiện nay, Nghị định 123/2020/NĐ-CP chỉ có định nghĩa về việc tiêu hủy hóa đơn điện tử nhưng không quy định trường hợp nào phải tiêu hủy hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, theo tinh thần trước đây, việc tiêu hủy hóa đơn chỉ diễn ra khi hóa đơn hết thời hạn lưu trữ (tối thiểu 10 năm).Trước đây, khoản 4 Điều 11 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP (đã hết hiệu lực 01/7/2022) quy định:
“4. Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.”
Theo đó, việc tiêu hủy hóa đơn điện tử diễn ra khi và chỉ khi hóa đơn hết thời hạn lưu trữ theo quy định của kế toán.Đối chiếu với khoản 1 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định:
“Điều 13. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
1. Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.”
Mà hóa đơn điện tử là 01 loại chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, do đó, hóa đơn điện tử có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.
