Những nội dung bắt buộc phải ghi trên hóa đơn

Hóa đơn hợp lệ phải là hóa đơn đảm bảo đáp ứng đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung bắt buộc ghi trên hóa đơn.

Trong đó, nội dung trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy và bắt buộc phải có các nội dung sau đây:

1. Tên loại hóa đơn:

Trên mỗi tờ hóa đơn phải có tên loại hóa đơn.

Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn.

Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH)

2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn:

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).

– Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.

– Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.

Ví dụ: Mẫu số: 01GTKT3/001 và Ký hiệu: 01AA/14P

(Các nội dung này thường nằm phía trên góc phải của hóa đơn).

3. Tên liên hóa đơn:

Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:

– Liên 1: Lưu (Tổ chức phát hành lưu lại liên này).

– Liên 2: Giao cho người mua.

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

Đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền (như ô tô, xe máy…) thì doanh nghiệp phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền tạo, phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó, giao cho người mua 2 liên: liên 2 “giao cho người mua” và một liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.

4. Số thứ tự hóa đơn: là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 7 chữ sốtrong một ký hiệu hóa đơn, thường nằm dưới phần ký hiệu hóa đơn.

5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.

6. Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền:ghi bằng số và bằng chữ.

Trường hợp doanh nghiệp có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của công ty mẹ là Tập đoàn đa quốc gia thì chỉ tiêu đơn vị tính được sử dụng bằng tiếng Anh theo hệ thống phần mềm của Tập đoàn.

7. Chữ ký của người mua, người bán, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

8. Tên tổ chức nhận in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in): phải thể hiện đầy đủ tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.

9. Hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.

Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng phải có cùng kích thước, trừ trường hợp hoá đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài vì độ dài của hoá đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hoá bán ra.

Trong một số trường hợp sau thì không nhất thiết hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung trên:

– Hóa đơn điện; nước; dịch vụ viễn thông; dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in thì không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán.

Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.

– Hóa đơn tự in của doanh nghiệp kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

– Tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

– Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp thì có thể được Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

– Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Đồng thời, bên cạnh các nội dung bắt buộc phải có ở hóa đơn như trên thì doanh nghiệp có thể tạo thêm các thông tin khác vào hóa đơn như: logo doanh nghiệp, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo. Tuy nhiên, những thông tin thêm vào này không được làm khuất, làm mờ nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.