Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp năm 2026

Địa chỉ trụ sở chính là thông tin quan trọng trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và là nơi doanh nghiệp dùng để liên lạc, giao dịch với cơ quan nhà nước, khách hàng, đối tác. Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi với Cơ quan đăng ký kinh doanh theo đúng quy định pháp luật.

Bài viết dưới đây của LawKey sẽ phân tích hồ sơ, trình tự thủ tục và những lưu ý quan trọng khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp năm 2026.

Trụ sở chính của doanh nghiệp là gì

Căn cứ tại Điều 42 Luật Doanh Nghiệp 2020 quy định:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”

Có thể hiểu là

– Trụ sở chính được đặt trên lãnh thổ Việt Nam

– Là địa chỉ liên lạc và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính

– Có số điện thoại số fax và thư điện tử

Hồ sơ và thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp 2026

Sau đây là hồ sơ và thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Căn cứ tại Khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/ ND-CP quy định:

“2.Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;

b) Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp”

– Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

– Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính

• Đối với công ty TNHH một thành viên: nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty
• Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên
• Đối với công ty hợp danh: nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên
• Đối với công ty cổ phần: nghị quyết hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính theo quy định. Hồ sơ cần thể hiện đầy đủ thông tin về địa chỉ trụ sở hiện tại, địa chỉ trụ sở dự kiến thay đổi và quyết định của doanh nghiệp về việc chuyển trụ sở.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho doanh nghiệp.

Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ và gửi thông tin cho cơ quan thuế

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Đồng thời, cơ quan này gửi thông tin về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp cho Cơ quan thuế để lấy ý kiến về việc hoàn thành thủ tục thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm.

Bước 4: Cơ quan thuế phản hồi về tình trạng thủ tục thuế

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin, Cơ quan thuế gửi ý kiến cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh về việc doanh nghiệp đã hoàn thành thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định pháp luật về thuế.

Bước 5: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung để doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ.

Những lưu ý quan trọng khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau để việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính được thực hiện đúng quy định và tránh rủi ro pháp lý

Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp cần lưu ý điều gì

– Kiểm tra kỹ địa chỉ trụ sở mới: Doanh nghiệp cần bảo đảm địa chỉ mới rõ ràng, có khả năng liên lạc và phù hợp với mục đích sử dụng. Việc đăng ký địa chỉ không phù hợp có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi cơ quan thuế, đối tác hoặc cơ quan nhà nước xác minh thông tin

– Hoàn tất thủ tục thuế trước khi chuyển khác cơ quan thuế: Nếu việc thay đổi địa chỉ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế trước khi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

– Cập nhật thông tin trên hóa đơn, chữ ký số và ngân hàng: Sau khi thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ thông tin trên hóa đơn điện tử, chữ ký số, tài khoản ngân hàng, hợp đồng, giấy phép con và hồ sơ giao dịch để bảo đảm thống nhất với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới

Tóm lại, thay đổi địa chỉ trụ sở chính là thủ tục quan trọng khi doanh nghiệp chuyển địa điểm hoạt động hoặc cần cập nhật thông tin pháp lý. Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp thay đổi, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đăng ký trong thời hạn luật định để tránh bị xử phạt.

Nếu Quý khách hàng còn vướng mắc về thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp năm 2026, hãy liên hệ LawKey để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện nhanh chóng, đúng quy định pháp luật.