Một số lưu ý cần thiết khi viết hóa đơn

Hóa đơn tạo lập, sử dụng phải hợp pháp, hợp lệ và hợp lý. Khi viết hóa đơn cần viết đúng, viết đủ theo quy định. Dưới đây là một số lưu ý cần thiết khi viết hóa đơn.

1. Màu mực dùng để viết hóa đơn

Theo quy định tại khoản 3 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC, khi viết hóa đơn phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.

Tuy nhiên, theo Công văn 51188/CT-TTHT ngày 31/7/2017, nếu trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy có sử dụng mực đỏ nhưng vẫn đáp ứng theo đúng nguyên tắc và điều kiện chuyển đổi theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn này được coi là hợp lệ để kê khai, khấu trừ thuế GTGT và được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Xem thêm: Các lỗi cần tránh khi tạo lập hóa đơn điện tử

2. Ghi thêm chữ nước ngoài trên hóa đơn

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Xem thêm: Xử lý hóa đơn khi thay đổi địa chỉ, tên công ty

3. Ghi ngày, tháng, năm trên hóa đơn

“Ngày tháng năm” trên hóa đơn là ngày tạo lập hóa đơn. Tuy nhiên, đối với mỗi trường hợp khác nhau thì ngày lập hóa đơn cũng khác nhau được hướng dẫn tại Điểm a Khoản 2 Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Ví dụ: Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

4. Ghi thông tin người mua khi họ không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin

Theo quy định tại điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn.

Trường hợp này thì người bán có ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.

Xem thêm: Cách viết hóa đơn chiết khấu thương mại

5. Ghi thuế suất thuế Giá trị gia tăng trên hóa đơn

Người viết hóa đơn phải ghi rõ thuế suất áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ được bán ra của mình là 0% hoặc 5% hoặc 10%.

Trường hợp hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT thì không ghi thuế suất mà gạch chéo lại vị trí ghi thuế suất.

6. Ghi tiền trên hóa đơn 

Theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC, dòng thành tiền trên hóa đơn phải được ghi bằng số và bằng chữ. Trong đó: 

6.1. Số tiền ghi trên hóa đơn

  • Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.
  • Người lập được lựa chọn ghi số thập phân theo một trong hai cách sau (khoản 1 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC):

+ Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị;

+ Hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị.

6.2. Đồng tiền trên hóa đơn

Đồng tiền trên hóa đơn là đồng Việt Nam.

Tuy nhiên theo quy định tại điểm e khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC về cách ghi đồng tiền trên háo đơn cần chú ý thêm:

+ Người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

+ Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.

Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn ghi sai số tiền

7. Ký tên trên hóa đơn 

7.1. Đối với người bán hàng

Theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, người ký tên trên tiêu thức “Người bán hàng” phải là thủ trưởng đơn vị ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức này thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

7.2. Đối với người mua hàng

Theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trong tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người ký phải là người mua (nếu là cá nhân) hoặc đại diện hợp pháp của người mua (nếu là tổ chức; hoặc người được người mua ủy quyền ký hóa đơn).

Trường hợp người mua hàng mua hàng qua mạng, fax, điện thoại thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.

Xem thêm: Cách viết hóa đơn GTGT kèm theo bảng kê chi tiết

Trên đây là bài tư vấn của chúng tôi về “Một số lưu ý cần thiết khi viết hóa đơn” gửi đến bạn đọc. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.

Khách hàng nói về chúng tôi

Tôi rất hài lòng về chất lượng dịch vụ tại LawKey - Chìa khóa pháp luật. Các bạn là đội ngũ luật sư, chuyên gia kế toán và tư vấn viên nhiệt thành, đầy bản lĩnh với nghề nghiệp. Chúc các bạn phát đạt hơn nữa trong tương lai.

Anh Toản - CTO Công ty CP công nghệ phân phối Flanet

Đống Đa, Hà Nội
Mình thật sự cảm ơn đội ngũ công ty luật và dịch vụ kế toán LawKey về độ nhiệt tình và tốc độ làm việc. Tôi rất an tâm và tin tưởng khi làm việc với LawKey, đặc biệt là được chủ tịch Hà trực tiếp tư vấn. Chúc các bạn phát triển thịnh vượng và đột phá hơn nữa.

Mr Tô - Founder & CEO MengCha Utd

Đống Đa, Hà Nội
Tôi đã trải nghiệm nhiều dịch vụ luật sư trong quá trình kinh doanh của mình, nhưng thực sự an tâm và hài lòng khi làm bắt đầu làm việc với các bạn LawKey: Các bạn trẻ làm việc rất Nhanh - Chuẩn - Chính xác - Hiệu quả - Đáng tin cậy. Chúc các bạn phát triển hơn nữa.    

Mr Tiến - Founder & CEO SATC JSC

Ba Đình, Hà Nội
Từ khi khởi nghiệp đến nay, tôi sử dụng rất nhiều dịch vụ tư vấn luật, tôi đặc biệt hài lòng với dịch vụ mà LawKey cung cấp cho IDJ Group. Các bạn là đội ngũ chuyên nghiệp, uy tín và hiệu quả. Chúc cho LawKey ngày càng phát triển và là đối tác quan trọng lâu dài của IDJ Group.

Mr Trần Trọng Hiếu - Chủ tịch IDJ Group

Hà Nội
Từ khi khởi nghiệp đến nay, tôi sử dụng rất nhiều dịch vụ tư vấn luật, tôi đặc biệt hài lòng với dịch vụ mà LawKey cung cấp cho IDJ Group. Các bạn là đội ngũ chuyên nghiệp, uy tín và hiệu quả. Chúc cho LawKey ngày càng phát triển và là đối tác quan trọng lâu dài của IDJ Group.

Mr Dương - CEO Dương Cafe

Hà Nội
Tại LawKey, đội ngũ của các bạn rất chuyên nghiệp. Đặc biệt, tôi rất hứng thú khi làm việc với luật sư Huy Hà và kế toán Tân Anh. Các bạn không chỉ cho thấy sự thân thiện mà còn chủ động tìm hiểu giúp đỡ tôi trong công việc. Tôi tin tưởng dịch vụ luật và kế toán của các bạn.

Mr Hưng - CEO Tư vấn du học Bạn Đồng Hành

Việt Nam

Khách hàng tiêu biểu