Những nội dung công ty cần lưu ý khi làm mất hóa đơn

Hóa đơn là một trong những bằng chứng bắt buộc để chứng minh khoản chi hợp lí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Vì vậy, trong trường hợp doanh nghiệp làm mất hóa đơn thì khả năng rất cao doanh nghiệp sẽ bị xử lí vi phạm hành chính. Điều này nhằm ngăn chặn hành vi trục lợi từ việc cố tình làm mất hóa đơn từ đó sẽ gây thất thoát ngân sách của nhà nước.

Tóm tắt câu hỏi:

Chào Luật sư. Tôi có một thắc mắc muốn được giải đáp như sau: Công ty tôi mua một số lượng hàng của công ty B. Bên B xuất hóa đơn đỏ cho công ty tôi. Do sơ suất, tôi làm mất hóa đơn này. Giữa hai bên không có hợp đồng hay thỏa thuận bằng giấy tờ, chỉ trao đổi qua điện thoại. Luật sư cho tôi hỏi với trường hợp mất hóa đơn không có hợp đồng kinh tế thì sẽ bị xử phạt theo khung hình phạt nào?

Luật sư tư vấn:

Công ty TNHH Tư vấn LawKey Việt Nam cảm ơn anh đã tin tưởng khi gửi câu hỏi đến LawKey. Với thắc mắc của anh, luật sư LawKey tư vấn như sau:

1. Trình tự, thủ tục cần thực hiện khi làm mất hóa đơn

Công ty của anh có thực hiện mua hàng hóa qua điện thoại, không có hợp đồng hay thỏa thuận bằng văn bản, người bán đã lập và giao cho hóa đơn mua hàng. Tuy nhiên, do sơ xuất Công ty anh (người mua) đã làm mất hóa đơn này thì người bán và người mua thực hiện lập báo cáo về việc mất và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp đồng thời người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc theo hướng dẫn tại Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

“Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn

1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn…”

2. Xử lí vi phạm hành chính khi làm mất hóa đơn

Đối với hành vi làm mất hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) thì Công ty của anh bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo khoản 1 điều 12 Thông tư số 10/2014/TT-BTC được sửa đổi tại khoản 6 điều 1 Thông tư số 176/2016/TT-BTC, cụ thể:

a. Không bị xử lí phạt tiền

• Mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền
• Người mua tìm lại được hoá đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.

b. Phạt tiền

Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách

c. Giảm mức tiền phạt hoặc cảnh cáo

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.

Lưu ý: Tình tiết giảm nhẹ nói trên được quy định tại điều 9 Luật xử lí vi phạm hành chính 2013

d. Các trường hợp khác

• Trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn. (mức phạt như trên)
• Mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người mua thuê thì xử phạt người mua. (mức phạt như trên)
• Mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.

3. Kết luận

• Tóm lại, trong trường hợp này, công ty anh và bên bán cần lập báo cáo về việc mất và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp đồng thời bên bán và bên mua lập biên bản ghi nhận sự việc theo hướng dẫn trên.
• Ngoài ra, nếu công ty anh không tìm lại được hóa đơn đã mất và báo lại cho cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ra quyết định xử phạt hoặc bị mất hóa đơn không thuộc lí do bất khả kháng thì công ty sẽ bị phạt hành chính- phạt tiền hoặc cảnh cáo (mức cụ thể sẽ tùy thuộc vào các tình tiết giảm nhẹ nếu có).

Xem thêm:

Quy trình kiểm tra hóa đơn tại trụ sở cơ quan thuế

Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn giá trị gia tăng

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu có trình tự, thủ tục nào mà khách hàng chưa hiểu rõ cần giải đáp hãy liên hệ theo thông tin trên Website để được hướng dẫn cụ thể.